Vize digitalizované a mobilizované firmy

Když člověk nastoupí do nové práce, vyfasuje klíč od vchodu, elektronické ovládání brány, čip na kontrolu docházky, kartu, PIN, podepisuje převzetí počítače, telefonu, spoustu dalších papírů, formuláře na dovolenky, cesťáky, žádosti, košilky jsou v přihrádce A, B, C, D na chodbě vedle kopírky a pak stravenky aj. Jen převzetí služebního auta na cestu je někde docela složitý proces.

Co tohle všechno nahradit jedním jediným zařízením? Co kdybychom všechno řešili jen elektronicky pomocí smarpthone?

Smartphone dokázal zcela eliminovat řadu zařízení, je to v podstatě terminál pro maily, sociální sítě, platební systémy, informace, je to příruční scanner, GPS, scanner čárových kódů. V současné době už jsou k dispozici i zámky ovládané smarthonem nebo auta, kde místo klíčků startujete pomocí mobilního telefonu. Proč bychom se nemohli posunout ještě o kousek dále a využít ho i pro firemní procesy? 

Bezpečnost těchto systémů se neustále zvyšuje, jsou k dispozici zařízení chráněná otiskem prstu nebo kontrolou oční duhovky. Smartphone je zařízení, které máte neustále u sebe. Je to zařízení, jehož ztrátu zjistíte téměř okamžitě, je to v podstatě počítač pod vaší osobní kontrolou. 

Nahradit všechny čipy, klíče, formuláře, procesní postupy a především schválení v rámci firemních procesů jediným zařízením by bylo skutečně efektivní. Všechny procesy za sebou zanechávají auditní stopu a lze tedy jakýkoliv proces následně zdokumentovat a archivovat.
Velkou výhodou je, že cokoliv můžete dělat odkudkoliv a kdykoliv.

Odemknutí auta už jste jistě viděli ve filmech o agentovi 007, ale jak řešit třeba schválení faktury? K tomu slouží aplikace Sofa, která umožňuje využívat elektronického podpisu pro podpisy dokumentů, interních dokladů nebo vytvořit dovolenku, schválit fakturu nebo vytvořit cesťák. Rovněž je možné namodelovat jakýkoliv jiný proces, třeba potvrzení servisního zásahu nebo protokol o reklamaci.

Smartphone má u sebe skoro každý rozhodovatel, když jde na oběd nebo čeká na dítě, až mu skončí kroužek. Počet chytrých telefonů v kapsách manažerů je už vyšší než počet propisek. Nemluvě o tom, že třeba žádost o dovolenou vám šéf v telefonu při čekání klidně schválí, ale určitě nikoho nebude chtít vidět, jak za ním běhá s papírem a chce vlastnoruční podpis.

Jak tedy na to? Zkusme se zamyslet, jak by vypadala taková plně digitalizovaná a mobilizovaná firma. Paradoxně musíme začít papírem. Zaměstnanec by při nástupu do zaměstnání odsouhlasil, že si pro právní jednání v rámci firmy zvolil elektronický podpis. To je legitimní volba. Podle Nového občanského zákoníku 89/2012 Sb. si má každý právo zvolit pro právní jednání libovolnou formu, s výjimkou převodu nemovité věci. Pokud bychom chtěli být skutečně ortodoxní, co se týká elektronické komunikace, je možné tento právní úkon učinit i elektronicky například pomocí Datové schránky nebo kvalifikovaného elektronického podpisu. A tím jste skončili s papírem. 

Všechno ostatní už je na elektronické bázi. Podmínkou je, aby zaměstnanec měl smartphone, tedy zařízení pod osobní kontrolou. To je reálná představa, protože už existují firmy se 100% penetrací smartphonů. Běžná firma má i 50 % lidí vybavených smartphony a dalších cca 40 % má vlastní chytrý telefon. Pokud by tedy firma přispěla svým zaměstnancům, může snadno dosáhnout 100% pokrytí těmito zařízeními. Pro představu, dual SIM smartphone dostačující kvality lze na internetu koupit za cenu pod 1500 Kč.

Schvalujte, žádejte, podepisujte

Pokud všichni zaměstnanci mají chytrý telefon či tablet, na PC lze vygenerovat certifikáty a začít vyřizovat elektronickou agendu. Podepisovat lze pracovní smlouvy, platové výměry, žádosti o příspěvky, proškolení řidičů, morální kodex a jakýkoliv jiný dokument potřebný při nástupu do práce. Elektronickým podpisem můžete vyřizovat opakované agendy, jako jsou dovolenky, neschopenky, nepřítomnosti nebo výkazy práce. Celkem běžné už je použití na nákupky, schvalování faktur nebo cestovní příkazy. Převod techniky v elektronické podobě usnadní následné inventury stejně jako přidělení licencí k software.

Co z toho vyplývá? Že je úplně zbytečné a hlavně neefektivní jakékoli duplicitní vedení agend. Svět spěje k úplné digitalizaci a je to dobře. Práce s elektronickými doklady je jednodušší na archivaci, vyhledávání, třídění i skartaci. A již existují i výkonní pomocníci. Příkladem je cloudová služba Sofa od Software602, která vám zajistí vše, co potřebujete pro bezpapírovou kancelář.  Díky této službě už pro svoji práci nebudete potřebovat žádné papíry. Stačí ji vyzkoušet a uvidíte, že život bez papíru je snazší. 

Jan Petr

výkonný ředitel Software602

Více na https://www.602.cz/sofa/

Mohlo by vás zajímat