V Pardubickém kraji mají řešení pro konverzi dokumentů i práci s PDF

Pardubický kraj je nejen místem, kde leží Sečská přehrada, Králický Sněžník, Chvaletická elektrárna nebo kde se od roku 1874 jezdí Velká pardubická steeplechase. Je také dobrým příkladem toho, jak krajský úřad využívá aktuálních technologií.

Celý příběh začal před několika roky, kdy se rozhodovalo o vnitřní integraci úřadu. Odpovědní pracovníci úřadu řešili velké množství úkolů, mezi které patřily i dva související se zpracováváním PDF dokumentů. Tím prvním bylo vyřešit konverzi dokumentů ve stávající spisové službě, tím druhým bylo najít řešení pro uživatele úřadu, kteří měli požadavky na práci s PDF dokumenty a jejich úpravy. „Pro každý úřad je důležité, aby se mohl plně spolehnout na konverzi dokumentů. Na trhu je množství softwaru, který toto nabízí, a v mnoha případech i zdarma.

Řešení, které vám ale zaručí jistotu správného výstupu do archivního formátu PDF/A, již tolik není. Nemluvě o funkcích, které Long-Term Docs SDK přináší uživatelům navíc,“ říká Michal Vejvoda, ředitel divize Samospráva ve společnosti Software602. „Proto jsme v rámci naší nabídky přišli s produktem, který oba požadavky splňuje. Long-Term Docs v provedení SDK spolehlivě provádí konverzi do PDF/A a další funkce integruje přímo do prostředí spisové služby.

Long-Term Docs Signer naopak pokryje potřeby uživatelů (na klientských stanicích), kteří podepisují dokumenty (MS Offi ce, PDF), orážejí časovým razítkem, upravují stránky PDF dokumentů, anonymizují údaje, ověřují platnost elektronických podpisů a další,“ dodává Michal Vejvoda. O tom, že toto řešení opravdu vychází vstříc úřadům, svědčí i fakt, že řešení Long-Term Docs používají kromě Pardubického kraje i na dalších úřadech.

Každodenní pomocník

Výhod řešení Long-Term Docs je celá řada. Uživatelé oceňují fakt, že tato aplikace má funkce, které jinde nejsou běžnou součástí řešení. Každý pracovník krajského úřadu tak může využívat jednoduchý klientský nástroj pro práci s PDF dokumenty. Kromě zmiňované konverze do archivních formátů má možnost PDF slučovat či rozdělovat, komprimovat (zmenšovat), stejně jako získávat textovou vrstvu z naskenovaný ch dokumentů integrovaný m OCR. Využívat všechny přednosti Long-Term Docs jde velmi jednoduš e a v už ivatelsky př í jemné m prostředí . Mezi velmi oceňované funkce patří ověřování certifi kátů uznávaných v rámci Evropské unie. „Ověřování certifi kátů má pro nás zásadní význam. Při naší práci potřebujeme mít jistotu, že certifi káty jsou platné a dokumenty důvěryhodné. Řešení Long-Term Docs je velmi důležitým kamenem do mozaiky, která nám tuto jistotu dává a práci uživatelům usnadňuje,“ shodně potvrzují Jan Czagan a David Rezler, informatici z Pardubického kraje.

Kromě uvedeného přináší řešení uživatelům možnost anonymizace dokumentů a funkci hromadného podepisování a konverze do PDF. I tyto funkcionality jsou dnes žádané. Anonymizace je nezbytná pro práci s dokumenty, které je potřeba zveřejnit a zároveň je nutné dbát na ochranu osobních údajů dotčených osob. Hromadné podepisování zase šetří uživatelům čas.

„Našim klientům nabízíme bezpečné řešení v souladu s legislativou. V případě řešení pro Pardubický kraj jsme provedli integraci do stávajících systémů, konkrétně spisové služby od společnosti Gordic. Klient tak začal využívat naši aplikaci Long-Term Docs, aniž by se měnil způsob práce, na který byl doposud zvyklý,“ říká Michal Vejvoda. „Velké poděkování patří lidem z Pardubického kraje. Díky jejich přístupu a na základě jejich uživatelských poznatků jsme dokázali aplikaci nasadit rychle i se zapracováním požadovaných úprav. Pro úspěšné nasazení je vždy důležitá součinnost obou stran. V tomto případě klient přesně věděl, co potřebuje, a proto celý projekt skončil úspěchem,“ dodává.