Univerzální schvalovací prostředí v Equa bank a schvalování v Oroffi

Žádná zbytečná administrativa, striktní dodržování procesů, plnění termínů, automatické zastupování, automatický reporting – tak by bylo možné shrnout některé hlavní přínosy elektronického řešení pro schvalování objednávek a příchozích faktur v české pobočce Equa Bank. Technologickým základem tohoto prostředí jsou produkty Software602. Na jarním setkání uživatelů o tom informoval Controlling&Budgetting manager Equa bank Cyril Tůma.

Jak ve své prezentaci uvedl, v bance fungovaly do roku 2013 papírové schvalovací procesy. Ty však byly pro organizaci o 400 zaměstnancích nevyhovující z obvyklých důvodů: pracné vyplňování, vysoká chybovost, čas ztracený hledáním zapomenuté žádanky, občasné ignorování procesních pravidel (např. vynechání povinného kroku apod.). Proto bylo rozhodnuto o nasazení elektronického řešení.
Na projekt se v Equa bank pořádně připravili. To zahrnulo kvalitní přípravu byznys specifikací a důkladné výběrové řízení. Z pěti oslovených firem postoupily tři nejlepší do finále, v němž zvítězila společnost Software602. Podle Cyrila Tůmy to bylo především díky profesionálnímu jednání obchodního týmu a konzultantů, optimálnímu poměru cena/výkon a schopnosti hladké integrace řešení do stávající IT infrastruktury. Svou roli hrálo i to, že Equa bank vlastnila softwarové licence na které produkty Software602 a měla s nimi pozitivní zkušenost.

Profesionální výstup se osvědčil i při projektu, který proběhl zcela hladce a poměrně rychle – k nasazení a nastavení technologického řešení stačilo 10 týdnů.
V Equa bank dnes mají pohodlné elektronické řešení, které pokrývá schvalovací procesy a umožňuje i automatické vytváření reportů. Schvalování probíhá připojením elektronického podpisu, pravidla jsou striktně dodržována. Řešení Software602 je integrováno s ekonomickým systémem Abra, skenovacími linkami, firemním intranetem, poštovním serverem a datovým skladem.
„Své“ formulářové řešení představila i jednatelka Oroffi Sylva Gapková hovořila o tom, jak tato táborská účetní firma pracující převážně pro pražské zákazníky nasadila Software602 FormFlow Server pro schvalování faktur k proplacení. Díky tomu nemusí zaměstnanci Oroffi jezdit za zákazníky do Prahy a přesto jsou schopni řídit schvalovací procesy, kterých se účastní manažeři zákaznických firem. Je tak možné zajistit, že faktury budou schváleny a proplaceny včas a zároveň je eliminováno schvalování papírových dokladů, tak pracné a náchylné k chybám.

Oroffi využívá jediný chytrý formulář, pro v podstatě univerzální oběh. Když zákazník, kterému Oroffi poskytuje účetní služby, obdrží elektronickou fakturu, pošle ji účetnímu v Táboře, který ji zkontroluje, vloží jako přílohu do aplikace a nakliká schvalovací oběh pro tuto konkrétní fakturu. Manažeři dostávají e-mailové notifikace a schvalují připojením elektronického podpisu (na základě certifikátu vydaného interní certifikační autoritou), případně zamítají nebo připisují poznámky do formuláře.
Po dokončení oběhu je faktura zaúčtována a případně proplacena (nebo vrácena firmě, která ji vystavila). Vedle úspory času je jasnou výhodou tohoto řešení jednoznačná evidence, které doklady byly předány a kdy.
Všechny dokumenty jsou ukládány tak, aby zůstala zachována ověřitelnost autenticity. Díky tomu může Oroffi poskytnout všem svým zákazníkům jistotu, že ani v budoucnu nebudou při žádné kontrole digitální doklady zpochybněny.

Mohlo by vás zajímat