Staňte se paper haterem!

Na serveru bezpapiru.cz se často zabýváme i tím, co se děje jinde a sledujeme, co zajímavého bylo publikováno na jiných serverech. Proto čtenářům přinášíme základní shrnutí článku, který doporučuje i americká právnická asociace. Zabývá se bezpapírovou advokátní kanceláří a jeho autorkou je Adriana Linares, která několik let pracovala jako provozní manažerka velké advokátní firmy a dnes se živí jako procesní konzultantka.

Ve Spojených státech nemají datové schránky, ale to neznamená, že by advokáti vystačili s papírem. Některé soudy již akceptují pouze digitální dokumenty s elektronickým podpisem či papírové dokumenty nevydávají. Soudci nejvyššího soudu přestali podání tisknout a čtou si na svých čtečkách. O tom jsme již čtenáře bezpapiru.cz informovali.

Čtenáři vědí, že z technologicko-procesního hlediska potřebují pokrýt tři oblasti:

  • správné vytváření dokumentů,
  • správné ověřování pravosti příchozích elektronických dokumentů,
  • správnou archivaci.

Nicméně kromě správného používání technologie je tu ale ještě obrovská oblast návyků a firemní kultury. A právě té se Andriana Linares věnuje. Jak říká, je v první řadě zapotřebí vyhnout se oné „malátnosti“, která spočívá v tom, že organizace je schopna zpracovávat elektronické dokumenty, ale všude se pohybuje spousta papírů. Všichni vědí, že by měli pokročit k digitálním dokumentům, ale nikomu se nechce. Vždyť odkládání změn je tak snadné! „Pokud neprokážete jasné odhodlání, může firma zůstat v takovém limbu po neomezeně dlouhou dobu,“ varuje Linares. A přidává několik konkrétních rad.

1) Mějte jasný plán

Nemusíte tomu říkat přímo plán. Je ale důležité, aby ten, kdo je odpovědný za provoz kanceláře, měl jasnou představu, jak bude práce s dokumenty vypadat. Kde se budou uchovávat, v jakých formátech, jak to bude se zálohováním atd. Pokryty musí být i takové záležitosti jako skartace (aby byla jistota, že jsou vymazány i kopie). Zároveň by měla existovat představa, jak se k takovému cíli dobrat. „Neříkejte tomu ale bezpapírový, to lidi vyděsí,“ říká Adriana Lines.

2) Věnujte pozornost lidem a jejich znalostem

I když bude hodně věcí automatizováno, musí lidé rozumět základním principům práce s elektronickými dokumenty a informační bezpečnosti. Je důležité věnovat dostatek energie jejich školení. Vysvětlovat znovu a znovu, zkoušet, ověřovat si, jak na tom uživatelé jsou atd.

3) Pořiďte si tiskárnu s vysokými náklady na tisk

Kupte novou tiskárnu, radí Adriana. Nejlépe takovou, do které jsou hodně drahé tonery. Sledujte, co kdo tiskne a dávejte lidem najevo, že působí zbytečné náklady. Rychle se ukáže, že někteří kolegové vytištěné stránky v podstatě nepotřebují. Jakmile budou s tiskem spojeny citelné náklady, situace se rychle změní.

4) Pořiďte skenery

Kupte kolegům menší skenery přímo na stoly. Samozřejmě budete dál potřebovat velké skenovací centrum, ale i těch pár kroků často rozhoduje o tom, zda člověk papír naskenuje nebo založí do desek. Focení tabletem je přitom spíš nouzové. Je ovšem důležité, aby vytváření elektronických dokumentů na všech skenerech bylo centrálně řízeno v tom smyslu, že všechny dokumenty vznikající v organizaci budou odpovídat určitým parametrům.

5) Staňte se paper haterem

Určete termín, od kterého nebudou papíry ve firmě vítány a dávejte to najevo.

6) Digitalizujte všechno

Vytvořte prostředí, kdy nikdo nebude mít důvod sahat po papírech. Originál bude uschovaný na bezpečném místě, ale každý dokument musí být dostupný i v elektronické podobě.

7) Zbavte se faxů

Odstraňte tyto přístroje ze své kanceláře. Vymažte faxové číslo z webu. Nenechávejte je na vizitkách ani nikde jinde.

8) Pořiďte rozumný software pro práci s dokumenty

Zajistěte, že každý uživatel má k dispozici softwarový nástroj pro velmi snadné připojování elektronického podpisu, převodu do PDF, kontrole pravosti dokumentu apod. Dohlédněte taky na to, aby všichni měli své softwarové nástroje správně nastaveny a aby s nimi uměli zacházet.

9) Pořiďte document management system

Nemusí se jednat o nějaké rozsáhlé řešení, nicméně ukládání dokumentů do adresářů nestačí. Potřebujete nějaké řešení, které bude řídit jejich oběh, registrovat kde se momentálně nacházejí, dohlédne na správné opatřování popisnými daty, usnadní vyhledávání, odstupňuje přístupová práva apod.

10) Nepouštějte papíry do firmy.

Zaveďte pravidlo, že pokud přijde na recepci papírový dokument, advokátovi je předána jen elektronická kopie. Papírový originál bude archivován, ale papírové kopie se nemají co potulovat ve firmě.

11) Připravte hezkou vizualizaci k elektronickým podpisům

Domluvte se s lidmi, co má vizualizace podpisu obsahovat a jak má vypadat. Z čistě právního hlediska to nemusí být klíčové, ale pro pocit lidí je důležité, aby na PDF dokumentu byl vidět klikyhák a veškeré potřebné informace.

12) Zajistěte přístup z každého zařízení

Nelitujte energie a nákladů vynaložených na to, aby každý dokumentový úkon bylo možné provést kdekoliv a z každého zařízení. Lidé jsou zvyklí s dokumenty pracovat, i když nesedí u svého stolu. Pro elektronické dokumenty to musí platit rovněž – jinak se proti nim vzbouří. Vedle toho všeho potřebujete odhodlání, tvrdí Adriana Linares. Potřebujete hodně odhodlání. Možná i odhodlání absolvovat nějaké konflikty. Ale můžete si být jistit, že - pokud se nevzdáte – za pár měsíců se budou všichni divit, proč zůstávali u papírů tak dlouho. Celý text jejího článku najdete zde.

Mohlo by vás zajímat