Společnost Software602 představila nové verze produktů

Implementace biometrických podpisů do řešení Software602 a další zjednodušení tvorby schvalovacích workflow – tak shrnul hlavní připravované produktové změny obchodní ředitel pro komerci Antonín Drahovzal na jarním uživatelském setkání. Hodně pozornosti však věnoval také změnám, které již proběhly.

Ve svém prvním vystoupení se totiž zaměřil na stávající produkty pro výrobní a obchodní organizace (Software602 Form Flow Server, Modul SPIS, Modul DMS, prostředí FormApps a dlouhodobý digitální archiv). Jak uvedl, přibyla v poslední době řada nových funkcí, vesměs v reakci na požadavky zákazníků a na základě zkušeností z implementací. Rozšířeny byly zejména možnosti toho, co mohou administrátoři nastavit sami bez zásahu dodavatelské firmy.

Nové rysy dostaly i další produkty. Modul SPIS pro zpracování, třídění a přidělování příchozích dokumentů nyní poskytuje plnou funkčnost i na zařízeních s OS Android, iOS a Windows Phone. Dlouhodobý archiv poskytuje plnou podporu standardu OAIS (ISO 14721) a rozšířené možností údržby podle norem ETSI pro dlouhodobou archivaci. FormApps Designer zase interaktivní tutoriál a ukázkové aplikace.

V další přednášce Antonín Drahovzal předestřel širší vizi práce s dokumenty v organizaci a naznačil, jakým směrem budou rozvíjeny produkty Software602. Změny zahrnou především snadnější tvorbu pravidel pro oběh a schvalování dokumentů (včetně možností kombinace paralelního a sériového oběhu v jednom procesu) a podporu biometrického podpisu.

V další části setkání uživatelů vystoupili představitelé zákaznických organizací – Equa bank a Oroffi. O tom se můžete dočíst zde.

  • Notifikační e-maily. U každé formulářové aplikace (interaktivní vzor dokumentu), je nyní možné nastavit, jaké notifikační e-maily mají být rozesílány, jakým skupinám příjemcům, co má být uvedeno v hlavičce a těle mailu (včetně automatického vyplňování údajů z formuláře, aby schvalující uživatel např. okamžitě viděl výši schvalované částky) atd.
  • Lhůty k vyřízení. Nově je možné nastavit nejen datum pro vyřízení, ale také hodinu. Je možné také určit lhůty pro vyřízení různých mezikroků. Byly rozšířeny i možnosti pro rozesílání upozornění různým skupinám uživatelů, jejich nadřízeným atd.
  • Přímé nahlížení do dokumentu. Pokud byl dokument předáván jako příloha v dynamické aplikaci, bylo nutno jej nedříve kliknutím rozbalit (podobně jako otevíráme přílohy e-mailů). Nyní může administrátor nastavit systém tak, aby uživatelé viděli přílohu přímo. Jedno ušetřené kliknutí může v důsledku ušetřit dost času, zvláště u mobilního připojení.
  • Přepínání mezi různými rolemi. Účastníte se práce několika různých týmů? Nebo jste ve svém oddělení „hrajícím kapitánem“, tedy manažerem a zároveň jedním z expertů? Nebo IT administrátor, který zároveň občas žádá o dovolenou či přidělení mobilu? Pro tyto a další podobné situace je nyní k dispozici funkce přepínání mezi rolemi. To zjednodušuje situaci i administrátorům, kteří uživateli v neobvyklé situaci prostě přidělí více rolí.
  • Vyhledávání ze spisu. Přímo ze spisu nebo ze schvalovacího prostředí je nyní možné vyhledávat v archivu a případně importovat celý balík dokumentů.
  • Formuláře pro předání spisu nebo pro skartaci (její dokončení je podmíněno dalším schvalovacím krokem).

Mohlo by vás zajímat