Důkladnější schvalovací procesy a jejich striktní dodržování v Sony

Zákazník

Společnost Sony Czech má na starosti celé portfolio produktů největšího světového dodavatele spotřební elektroniky, od televizí přes GPS navigaci po herní konzole. Je odpovědná za řízení partnerské sítě a za marketing (vlastní kampaně i podpora partnerských kampaní). Zaměstnává asi 60 lidí.

Situace před zahájením projektu

Management české pobočky i auditoři posuzující plnění požadavků Sarbanes Oxley Act (transparentnost pro investory na amerických burzách) požadovali zavedení důkladnějších schvalovacích procesů, zejména v oblastech marketingových výdajů a povolování slev. Bylo zřejmé, že pokud by se tyto důkladnější procesy měly zavést, důsledně dodržovat a dokumentovat, znamenalo by to neúnosné zatížení zaměstnanců. Proto Sony rozhodla nasadit elektronické řešení podporující „neomezený počet formulářů dosud neznámé struktury“ a které uživatelům umožní, aby sami vytvářeli vlastní formuláře.

Sony zvažovala možnost vlastního vývoje, ale nemohla na to vyčlenit dostatečnou kapacitu, protože IT oddělení muselo ve stejnou dobu řešit jiné projekty. Ve spolupráci s externí poradenskou firmou hledala nejvhodnější produkt a vybrala 602XML – zejména díky kombinaci funkcí, referencí, ceny a schopnosti dodavatele zajistit podporu.

Situace po nasazení řešení

Klíčové schvalovací procesy spojené s marketingovými výdaji a slevami jsou pokryty inteligentními formuláři 602XML. Všem zaměstnancům byly přiděleny elektronické podpisy.

Inteligentní formuláře 602XML pokrývají celé procesy, od počátečního vyplnění žádosti (například o přidělení peněz na kampaň) přes schvalování na různých úrovních až po přidělení úkolu odpovědnému pracovníku a záznam, že úkol byl proveden. Schvalování probíhá tak, že manažer dostane e-mailem link, klikne na něj, otevře inteligentní formulář a žádost schválí (pomocí digitálního podpisu), schválí podmíněně, zamítne nebo vrátí k dopracování.

Vedení a auditoři tak mají jistotu, že u žádného schvalovacího procesu nebyl vynechán žádný stanovený krok. Žádný proces nemůže být zahájen, pokud úvodní žádost není vyplněna úplně a správně.

Kromě toho přineslo nasazení inteligentních formulářů také usnadnění práce zaměstnancům. Manažeři mohou schvalovat i pomocí vzdáleného přístupu, mimo jiné proto, že k formulářům je možné připojit neomezené přílohy. Kromě toho může manažer (nebo jeho asistentka) před odjezdem určit, kdo za něj bude schvalovat které dokumenty a tok formulářů se tomu automaticky přizpůsobí. Zaměstnanec, který žádá o schválení, může sledovat postup schvalování ze svého počítače. Jednodušší je i vytvoření samotné žádosti, protože některé kalkulace jsou prováděny automaticky a některé kolonky jsou plněny informacemi z provozně-ekonomického systému (SAP).

Po úspěšném nasazení v České republice jsou inteligentní formuláře 602XML nasazeny v celém regionu Central & South Eastern Europe.

Dodané služby a produkty

•    Sada inteligentních formulářů 602XML
•    Aplikace pro řízení oběhu formulářů a jejich publikování 602XML Form Server
•    Aplikace pro vytváření formulářů a jejich úpravy 602XML Designer
•    Freewarová aplikace pro vyplňování formulářů 602XML Filler

Průběh projektu a hodnocení

V polovině roku 2007 proběhla referenční návštěva v Úřadu Moravskoslezského kraje, kde se představitelé společnosti Sony přesvědčili, že technologie 602XML bez problémů zvládne potřeby organizace o řádově 500 zaměstnancích. Poté, co bylo přijato konečné rozhodnutí, byly zaměstnancům vydány digitální podpisy vydané nezávislou certifikační autoritou. V dalším kroku byla nasazena aplikace pro řízení oběhu formulářů 602XML Form Server. První verze formulářů byly k dispozici v září.

Poté došlo ke změně podnikových priorit, takže se práce na projektu znovu rozběhly na začátku roku 2008. Byly zveřejněny další formuláře a po přechodnou dobu si zaměstnanci mohli vybrat, zda žádat o marketingové peníze a slevy prostřednictvím papírových tiskopisů nebo elektronických formulářů. V březnu přestal vrcholový management přijímat papírové formuláře. Během dalších měsíců bylo řešení rozšiřováno, přizpůsobováno požadavkům uživatelů a byly pokrývány další a další procesy. Na konci roku 2008 byl zahájen proces roztažení řešení do dalších zemí.  

“ Ten produkt splňuje naše požadavky, je dostatečně stabilní, snadno jsme se s ním naučili zacházet. Navíc to má obrovský potenciál pro další rozvoj, co se týče funkcí i zahrnutí dalších uživatelů – například obchodních partnerů,“ uvedl ředitel IT ve společnosti Sony Central & Eastern Europe Miroslav Kovařík. „Hodně pomohla i dobrá podpora ze strany 602. Reagovali rychle a s pochopením“.