Registr smluv v praxi

Od 1. července začala platit vybraná ustanovení zákona č. 340/2015, který územním samosprávným celkům včetně městských částí nebo obvodů ukládá povinnost zveřejňovat smlouvy nad jasně stanovenou hranicí. Zákon se týká i ministerstev, státních úřadů a firem nebo organizací, kde většinový podíl drží stát, města či obce.  

Jaké to celé funguje

Celý mechanismus není složitý. Od 1.7. platí povinnost zveřejňovat smlouvy nebo objednávky nad 50 000 Kč bez DPH pro všechny dotčené osoby. Podepsaná smlouva musí být zaslána správci registru smluv k uveřejnění bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření smlouvy. Ten ji pak uveřejní bezodkladně po jejím doručení a toto uveřejnění potvrdí potvrzením zaslaným do datové schránky. Správce registru smluv v potvrzení uvede metadata smlouvy a potvrzení označí svou uznávanou elektronickou značkou a opatří kvalifikovaným časovým razítkem.  Zákon o registru smluv také definuje, jak nakládat s dodatky smluv – v případě dodatku (změny) smlouvy uzavřené před 1.7.2016 se zveřejňuje nový dodatek včetně smlouvy staršího data uzavření než 1.7.2016.

Jak je to se sankcemi 

Zákon stanovuje povinnosti a také sankce za jejich neplnění. V případě, že se smlouva nezveřejní v registru smluv do tří měsíců od data uzavření, je zrušena od počátku. Platí také, že smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, nabývá účinnosti nejdříve dnem uveřejnění. Tato ustanovení jsou platná od 1. 7. 2017, takže dotčené osoby mají necelý rok na to, aby se včas a dostatečně připravily na všechny požadavky, které zákon ukládá. 

Jak to bude v praxi

Rok na přípravu, než začnou platit sankce, je relativně dlouhá doba. Přesto není na místě odkládat řešení. „Zákon jasně definuje všechny, kterých se jeho ustanovení týkají. Jedná se o stovky subjektů, které zveřejňování smluv musí zabezpečit. Dodavatelů, kteří jsou schopni zaručit vše a v souladu s legislativou, je omezené množství. Ti, kteří přípravy na zveřejňování smluv podcení nebo je nechají na poslední chvíli, se příští rok mohou potýkat s velkými potížemi, které mohou mít i negativní vliv na chod úřadu,“ říká Michal Vejvoda, ředitel divize Samospráva Software602 a doplňuje: „Některá města již smlouvy zveřejňují bez ohledu na data uvedená v zákoně. V řadě případů jim k tomu pomáhá naše agenda „Evidence smluv a jejich zveřejňování“, která plní všechny požadavky legislativy a zároveň usnadňuje práci, která je s úkony spojena. Od samotné evidence, vyhledávání, až po zveřejňování a úpravy již zveřejněných dokumentů včetně anonymizace. Koncept celé agendy vychází z logiky dát uživatelům řešení, které zajistí splnění všech zákonných a technických požadavků a je zároveň jednoduché a šetří čas.  Zveřejnění smlouvy v ISRS (Informační Systém Registru Smluv) tak zabere jen pár minut. Výhodou našeho řešení je i to, že napojení na ISRS řešíme jak nezávisle, tak včetně integrace na spisovou službu naši nebo třetích stran. Realizace napojení na spisové služby již máme za sebou,“ dodává.

Anonymizace a další požadavky 

Uveřejňování smluv doprovází celá řada povinností. Mezi ty nejčastější patří závazek odstranit před zveřejněním smlouvy údaje, které podléhají anonymizaci. Zveřejněním smlouvy, která anonymizaci podléhá a která nebyla provedena, se zveřejňující osoba vystavuje hrozbě možných sankcí za porušení zákona o ochraně osobních údajů.  

Kromě interní evidence povinně zveřejňovaných dokumentů je nutné zajistit strojově čitelné dokumenty (mimo grafické části) v otevřeném formátu pro zveřejnění a také  požadovaná metadata. „Výhodou našeho řešení je i to, že klientům poskytne jednoduchý nástroj pro další práci s dokumenty – od zmíněné anonymizace přes úpravy PDF dokumentů jako přidání čitelné textové vrstvy (OCR) nebo komprese velkých souborů pod požadovanou velikost zveřejňovaných dokumentů 20 MB. To není ale vše. Kdo chce svým uživatelům poskytnout jednoduchý nástroj pro práci s dokumenty, může tuto technologii využít i pro procesy konverze a ověřování dokumentů dle nařízení eIDAS. A to buď přímo ve stávající spisové službě, nebo dalších systémech,“ přidává Michal Vejvoda.

Kde už smlouvy zveřejňují 

O tom, že průkopníkem zveřejňování smluv na internetu je město Semily, se ví poměrně hodně. Před deseti lety tam usedl do křesla starosty ani ne třicetiletý Jan Farský s cílem maximálně otevřít radnici občanům a zveřejňování smluv bylo jedním z jeho prvních počinů. Jako příklad otevřenosti úřadu s důrazem na digitalizaci jeho činností a agend je také město Polička. Tam v loňském roce odstartovali proces digitalizace úřadu. 

Prvotním impulsem byla potřeba zrychlit interní procesy, sjednotit vstupy a výstupy. „Všechny úkoly se nám v loňském roce podařilo rychle splnit,“ říká Ondřej Votruba, vedoucí oddělení informačních technologií města Polička. V Poličce se díky digitalizaci podařilo snížit počet kroků v oběhu dokumentů a schvalovací procesy se zjednodušily a zrychlily. Následovalo zveřejňování smluv. „Rozhodli jsme se nečekat a zveřejňovat smlouvy již letos. Vybrali jsme agendu „Evidence smluv a jejich zveřejňování“ od Software602 z několika důvodů. Tím hlavním je spolehlivost a funkčnost jejich řešení i rychlé nasazení. To jsme si ověřili v loňském roce a byli jsme spokojeni. Dalším důvodem byla spolehlivá anonymizace. Je pro nás důležité, že se citlivé informace odstraní jak z viditelné obrazové vrstvy, tak i té skryté. Anonymizovaná data se nedají zpětně rekonstruovat a přitom uživatel provádějící anonymizaci dělá vše jednoduše,“ dodává Ondřej Votruba z Poličky. 

Jak a co zveřejňovat 

V Poličce už se zveřejňováním začali a mají s ním pozitivní zkušenosti. Tou hlavní je bezesporu snadné a přehledné zveřejňování smluv v ISRS. Příprava smlouvy ke zveřejnění zabere jen pár minut a je snadná. V uživatelské záložce jsou zobrazeny všechny uložené smlouvy, takže oprávněný uživatel o nich má okamžitý přehled a ví, které jsou již zveřejněné, které na zveřejnění čekají nebo které ke zveřejnění určeny nejsou. „Na agendě oceňujeme i to, že máme možnost úprav nebo doplňování i po zveřejnění smlouvy. Stejně tak i fakt, že nám dává možnost jednoduše zveřejňovat i smlouvy, kterých se zákon 340/2015 Sb. netýká, ale kde jsme se i tak rozhodli pro jejich zveřejnění,“ říká Ondřej Votruba a dodává: „Oceňujeme i další funkce pro usnadnění práce, jako je hlídání lhůt, avíza, snadný přehled o stavu smluv i třeba párování všech odpovědí z registru k dané smlouvě.“ 

Všechny smlouvy se do systému vkládají jednoduše pomocí formuláře, kde se vyplňují i potřebná metadata. Například typy smlouvy si uživatel jednoduše vybírá z rolovacího menu, editovatelného podle potřeb úřadu. Snadno se také pomocí našeptávače vybírají a nastavují definice smluvních stran (dodavatel, odběratel apod.). V rámci agendy je standardně přednastavené, co se bude zveřejňovat (název, adresa, datová schránka apod.) s možností „ručního vypnutí“ vybraných údajů. Pomůckou je možnost (nepovinného) doplnění textového popisu smlouvy k rychlé orientaci v obsahu smlouvy, notifikace termínů zvláštních ustanovení (např. před automatickým prodloužením doby trvání smlouvy) nebo nastavení doby platnosti či účinnosti smlouvy a zvláštních ustanovení. Samozřejmostí je možnost vkládání anonymizovaných i neanonymizovaných smluv.