Rada a zastupitelstvo v Chomutově (skoro) bez papírů

Možná to znáte. Den před setkáním zastupitelstva nebo představenstva běží kopírky naplno. Skládají se štosy dokumentů. Sekretářky, ale i odpovědní manažeři nevědí, kde jim hlava stojí. Někdy i třeba proto, že se na poslední chvíli zjistí, že na některém dokumentu chybí důležitý podpis, bez něhož nemůže být předložen. Na magistrátě v Chomutově je tomu ale jinak. Materiály jsou připraveny včas, a žádnému nechybí žádná náležitost. Zastupitelé a radní je dostávají v elektronické podobě a čtou si je na tabletech, i když jim pochopitelně nikdo nebrání si potřebné stránky vytisknout.

To je ale jen část výhod, které přineslo formulářové řešení od Software602. Je mezi nimi také zprůhlednění procesu, jeho urychlení, snížení pracnosti a zejména eliminace mnoha protivných prací s minimální přidanou hodnotou, jako např. dohledávání papírů. Proces dnes funguje tak, že úředník vytvoří dokument v běžném kancelářském programu, vloží jej do elektronické košilky (chytrý formulář), vyplní základní popisná data a pošle do oběhu. Další pohyb dokumentu je řízen systémem FormFlow Server, což je pokročilý systém pro řízení workflow a týmové práce a který pochopitelně pokrývá záležitosti typu nastavování a hlídání termínů, zastupování, paralelního i postupného zpracování apod. (další informace o možnostech digitalizace v samosprávě naleznete zde). Po schválení materiálů je automaticky připraven program rady či zastupitelstva (s možností manuálního doplnění) a rozeslán. Obdobně vzniká i zápis z jednání (manuálně jsou doplňovány pouze rozdíly mezi přijatými na navrhovanými usneseními), jeho publikace na internetové stránce města a vytváření úkolů vyplývajících ze schválených usnesení. Na konci procesu jsou dokumenty uloženy do archivu s kontextovým i fulltextovým vyhledáváním a striktním řízením přístupových práv.

Řešení pro Chomutov bylo vybudováno na místu městskému úřadu, nicméně využilo zkušeností z měst, kde Software602 řešilo podobné záležitosti.

Stejný koncept je možné využít v zásadě v každém úřadě nebo i komerční organizaci, kde se materiály pro porady nejvyššího vedení připravují, oponují a schvalují na několika úrovních. 

Mohlo by vás zajímat