Pět důvodů, proč to bez papíru nepůjde?

Byly doby, kdy se hovořilo o čistě bezpapírové kanceláři. Pak se ukázalo, že s postupující elektronizací se naopak tiskne více a víc. Ale před pár lety se trend otočil a znovu se začíná mluvit o bezpapírové firmě nebo bezpapírové domácnosti. Zlom byl podle všeho způsoben nástupem nových počítačových zařízení, jako jsou smartphony a tablety. Díky nim je představitelné, že když si chce někdo dokument přečíst na zastávce, netiskne ho, ale přesune do kindlu či softwarové čtečky. A stejně tak je myslitelné, že poznámky není zapotřebí čmárat na papír, ale zadávat do vhodně připravené obrazovky smartphonu.

Server Information Week vydal před pár týdny zajímavý text, který tvrdí, že úplně bez papíru to přesto nepůjde. Redakce bezpapiru.cz pokládá toto tvrzení za poněkud problematické. Nicméně není sporu o tom, že článek Kuanga Chena (najdete jej zde) identifikoval řadu obtížných bodů, se kterými je zapotřebí při každém elektronizačním projektu počítat.

  1. Papír je pohodlnější a bezpečnější, tvrdí Chen. Nedojdou mu baterie, nedostane se do něj hacker a nepotřebuje upgrady. Tam, kde je zapotřebí zachytit informaci, je nejpřirozenější volbou.
    Náš komentář: Přístup k informacím na papíře nelze omezit jen některým uživatelům. Papír se obtížně zálohuje. V terénu se snadno potrhá nebo ztratí. Nicméně lze souhlasit, že je velmi důležité dát uživatelům nástroj, v němž bude zachycení informace srovnatelně snadné a intuitivní jako pomocí tužky a papíru.
  2. Nové systémy nejsou pro všechny potenciální uživatele. Nedávné zkušenosti z USA ukazují, že řada uživatelů preferuje telefonický kontakt před webovým formulářem. Podstatné je obsloužit zákazníky tak, jak to potřebují.
    Náš komentář: Služba se opravdu musí přizpůsobit zákazníkovi, ale to nemusí znamenat papír. Ovšem, že někteří preferují osobní jednání před webovým formulářem. Je ale dost pravděpodobné, že by preferovali osobní jednání i před formulářem papírovým.
  3. Svět není černobílý a není zapotřebí se rozhodovat. Je možné prozatím zůstat u papírů a přecházet postupně krůček po krůčku.
    Náš komentář: Kuang Chan má patrně na mysli zvyklosti uživatelů. Někdy je velmi obtížné je jednorázově zlomit. Ale je otázkou, zda je lepší volbou setrvávat u papíru nebo veškeré pozitivní možnosti papíru přenést na obrazovku. Rozhodnout by měla ekonomická rozvaha. Přinese systém úsporu, i když bude část uživatelů zůstávat u papíru? A co to udělá s bezpečnostními riziky?
  4. Přechod od papírů k elektronickému řešení může narušit některé stávající procesy. Zpravidla proto, že elektronické workflow není tak flexibilní jako předávání papírů mezi stoly nebo že elektronické řešení neumožní převést celou komplexnost procesu.
    Náš komentář: To platí, pokud je proces „zadrátován“ v informačním systému. Jsou však nástroje, kde může uživatel snadno rozhodnout o dalším kroku a kde lze vytvářet nové procesy v řádu minut. Třeba Software602 FormFlow Server. Flexibilita nemusí být v rozporu s elektronickým řízením a centrálním přehledem.
  5. Je mnoho informací, které jsou z historických důvodů zachyceny na papíře, a už to tak zůstane. Je zapotřebí to respektovat a nechat některé úkony v papírové podobě.
    Náš komentář: Žijeme v době skenovacích linek a OCR technologií. Otázkou spíše je, které historické informace jsou tak cenné, aby stálo za to je převádět. Rozhodně by to ale nemělo být důvodem, proč vytvářet další informace ve fyzické nestrukturované podobě.

Nicméně navzdory všem námitkám Information Week dobře ukazuje pět problémových okruhů, se kterými musí každý elektronizační projekt počítat:

  • dost pohodlné zadávání dat,
  • přizpůsobení různým skupinám uživatelů,
  • příliš prudké změny představují riziko,
  • nutnost velmi flexibilního řízení workflow,
  • zahrnutí historických informací zachycených na papíře.

To také vysvětluje, proč je poměrně obtížné implementovat elektronizační řešení, které bude od začátku dobře vyhovovat všem skupinám uživatelů. A proč jsou tak důležité metodiky typu Dynamic Process Improvement a odpovídající IT nástroje, které umožňují řešení rychle vyladit.

Mohlo by vás zajímat