SWět602, říjen 2007

Spojení aplikací 602XML Form Server a 602XML Designer Express představuje optimální nástroj pro nahrazení oběhu papírových dokumentů uvnitř i vně organizace. Kombinace uživatelské přívětivosti, flexibility a rozumné ceny z něj činí řešení univerzálně použitelné pro jakýkoliv typ procesu.

Chcete dostat pod kontrolu další proces, který se dosud děl spontánně a zároveň nechcete své zaměstnance zatěžovat další byrokracií? Stačí požádat asistentku, aby věnovala několik minut novému formuláři.

Slovem papírování většinou rozumíme obtížné a zbytečné činnosti, které nás okrádají o spoustu času, ničí nám nervy a brání nám věnovat se smysluplné práci. Nestává se často, že by si někdo myslel, že úspěch organizace je závislý na správném vyplňování kolonek, zatímco opačný pohled je velice častý. Proč je tedy odchod od papírových dokumentů tak obtížný? A proč jsou neustále uváděny do oběhu další a další papíry, formuláře a výkazy? Proč organizace raději nepřejdou na řešení, která by využila počítačové inteligence, odstranila mechanické činnosti a předcházela opomenutí uživatelů? Odpověď je jednoduchá – protože zavedení takového řešení je tak nákladné, komplikované a jakákoliv změna tak náročná, že systém nedokáže konkurovat staré dobré dvojici tužka a papír (nebo odpovídajícím kancelářským programům).

Formuláře snadno a rychle
Skrytá inteligence
Tedy, bylo tak tomu do okamžiku, kdy se objevil balíček 602XML Form Server, obsahující i aplikaci Designer Express. Pro pracovníky organizace, která je tímto řešením vybavena, je vytvoření nového inteligentního formuláře, jeho publikace a určení cesty automatizovaného oběhu prakticky stejně jednoduché jako vytvoření vzoru papírové žádanky a zveřejnění pravidel pro schvalovací oběh. Není k tomu ani zapotřebí hlubších technologických znalostí než běžná znalost zacházení s PC.

Stačí vzít náhled dokumentu (ať už vznikl v kancelářském programu, naskenováním nebo třeba v ruce), otevřít jej v Designer Express a pak už jen vytvářet kolonky. A pochopitelně určovat pravidla pro vyplňování jednotlivých polí, jazykovou kontrolu, zadávat číselníky (nebo je importovat), stanovit, zda bude při odeslání vyžadován digitální podpis nebo třeba nastavit pravidla pro automatické vytváření čárového kódu. (naskenováním tohoto čárového kódu pak lze přenést vyplněné údaje do jiné aplikace). Ke každé z těchto funkcí stačí pár kliknutí myší a výběr z menu. Potom už zbývá jen sbírat objednávky, přijímat přihlášku, shromažďovat hlášení apod.

...je vytvoření nového inteligentního formuláře, jeho publikace a určení
cesty automatizovaného oběhu prakticky stejně jednoduché jako vytvoření
vzoru papírové žádanky

Aplikace 602XML Form Server obstarává to ostatní. Publikování formuláře, pravidel pro jeho oběh – v jakém pořadí mají zaměstnanci dokument dostat ke zpracování, jak řešit zastupování, kdy je možné dokument vrátit k dopracování a kdy jeho oběh rovnou ukončit apod. Zaměstnance organizaci pak už jen dostávají e-mailem upozornění, že určitý dokument čeká na vyřízení nebo třeba zprávu, že žádanka, kterou podal, prošla schvalovacím procesem (či naopak zprávu, že byla zamítnuta). Veškeré rutinní práce přebírá výpočetní technika (předvyplňování formulářů, logická kontrola, upozorňování na překlepy, kopírování informací z jiných zdrojů apod.)

Pár minut postačí
Zvlášť pěkná je na tom jednoduchost. Chcete dostat pod kontrolu další proces, který se dosud děl spontánně a zároveň nechcete své zaměstnance zatěžovat další byrokracií? Stačí požádat asistentku, aby věnovala několik minut novému formuláři. A pokud chcete, aby údaje z formulářů putovaly od nynějška jinam, není už třeba změnových projektů. Prostě si otevřete Form Server a zadáte jiné pravidlo.

Není divu, že takový nástroj má tak různorodé využití. Někde se s jeho pomocí zbavují interních papírových žádanek a jinde zase řídí, které formuláře mají být k dispozici občanům a zákazníkům. Ale ve všech případech ubývá rutinních činností. Ať žije papírožrout!

Mohlo by vás zajímat