Modernizace per partes

V energetickém podniku TEREA Cheb neřeší elektronizaci překotně, ale krok po kroku, beze spěchu a rozvážně. Umožňuje jim to každou etapu zhodnotit a každou další dostatečně promyslet předem. Vzniká tak jedno z nejsofistikovanějších řešení, na jaké můžete v České republice narazit. Jeho technologickým základem jsou úzce propojené K2 a formulářové řešení od Software602.

Nejdále zatím chebští postoupili ve zpracování příchozí pošty. Elektronické řešení dnes spojuje čtyři kanály:
-    datovou schránku,
-    e-mailovou schránku pro daňové doklady,
-    další emailovou schránku, kam zaměstnanci přeposílají důležité emaily,
-    papírovou poštu.

Když přijdou papírové dopisy, asistentka je odnese ke skeneru. Tam jsou papíry automaticky naskenovány a  vloženy jako přílohy do inteligentních formulářů. Poté asistentka ve svém počítači otevře formuláře, v každém potvrdí svým zaručeným elektronickým podpisem, že se jedná o autenticky naskenovaný dokument a vyplní základní údaje typu odesilatel a variabilní symbol (u faktury). Systém automaticky vybere útvar, kterému by dokument měl náležet, a předá jej.

NA ZAČÁTKU BYLY DATOVÉ SCHRÁNKY

Pokud přišla faktura, stačí, aby asistentka vyplnila jen část inteligentního formuláře. Další údaje jsou automaticky importovány z ekonomického systému.  Vznikne tak XML soubor s fakturačními daty. Kdykoliv později bude chtít účetní vidět originál faktury, prostě si přímo ze systému K2 otevře PDF uložené ve formulářovém řešení.

U faktur, které přišly elektronicky, skenování pochopitelně odpadá.

Vedle toho jsou automaticky vytvářeny záznamy o příchodu dokumentů. Řešení podporuje také odesílání zásilek – datovou schránkou i emailem.  Až to bude zapotřebí, zahrne i hybridní poštu.

Začátky postupného budování tohoto řešení spadají do roku 2009, kdy se TEREA připravovala na datové schránky a změnu chápala jako příležitost ke snížení pracnosti. To souvisí se se situací firmy, která čelí extrémnímu tlaku na produktivitu. S méně než 50 technicko-hospodářskými pracovníky zvládá správu téměř 5 000 bytů, vedení účetnictví pro 150 bytových družstev, ale to všechno jsou jen přidružené činnosti! Hlavní aktivitou je provoz plynových kotelen a dodávky tepla tisícům domácností v v Chebu, Aši, Františkových Lázních a přilehlých oblastech.

BEZ MIDDLEWARE SE KLIDNĚ OBEJDEME

Začali tedy vybírat řešení pro obsluhu datové schránky a pro návaznou elektronizaci procesů. Když jim byly představeny inteligentní formuláře od Software602, velmi rychle věděli, že tento produkt přesně odpovídá tomu, co potřebují.  „Na začátku nebylo úplně snadné vysvětlit managementu, proč vedle K2 potřebujeme ještě další systém, ale myslím, že dnes nikdo nepochybuje, že to bylo správné rozhodnutí,“ říká Jan Mrázek, který je odpovědný za controlling a rozvoj IT.

V době, kdy vzniká tento článek, se například chystají na propojení služby @FAKTURA24 České spořitelny a inteligentních formulářů. Tím by bylo zpracování příchozích faktur kompletně zautomatizováno.

Vznikla tak architektura, v níž hrají klíčovou roli ekonomický systém K2, agendový systém pro správu nemovitostí Windomy, speciální aplikace pro řízení plynových kotelen a Software602 Form Server. Podle Jana Mrázka je to architektura, která perfektně vyhovuje potřebám společnosti TEREA. Dokonce ani nepotřebují integrační platformu. „Přenos dat přes XML soubory je pro nás vhodnější než ODB rozhraní. Je to dáno tím, že vykonáváme hodně složitou  a různorodou činnost, ale nevedeme žádné databáze s miliony záznamů,“ vysvětluje. „I z pohledu řízení je výhodnější pracovat se třemi dodavateli  a mít k dispozici tři dedikované konzultanty.“

SMĚR @FAKTURA24

První záměr zněl vybudovat celé řešení vlastními silami – před pořízením technologie od Software602 se uvažovalo o vlastním vývoji, poté o vytváření formulářů. Brzy se ale ukázalo, že vlastní kapacity nestačí, a přišel na řadu kompromis. Formuláře jsou vyvíjeny v Software602, jejich oběh nastavuje osobně Jan Mrázek.  Na podzim 2009 vyřešili datovou schránku, následovalo zpracování veškerých příchozích faktur, v květnu letošního roku přišla na řadu veškerá pošta. Mezitím zprovoznili formuláře pro některé personální agendy a interní sdělení.

„Uživatelé se nejdřív ptali, proč se mají učit něco nového, ale rychle si zvykli,“ říká. „Dnes s formuláři pracují bez problémů a požadavků na podporu je minimum.“ A elektronizace ve společnosti TEREA pokračuje dalšími postupnými kroky. „Mohl bych všeho nechat a měsíc jenom vymýšlet nové formuláře.  Ale jsem odpovědný taky za jiné věci,“ vysvětluje. Nicméně přesto – nebo možná právě proto – se daří realizovat další zajímavá řešení. V době, kdy vzniká tento článek, se například chystají na propojení služby @FAKTURA24 České spořitelny a inteligentních formulářů. Tím by bylo zpracování příchozích faktur kompletně zautomatizováno.

Mohlo by vás zajímat