Moderní magistrát v Karviné

Magistrát města Karviná se v posledních letech výrazně mění k lepšímu. Zásluhu na tom má i probíhající digitalizace, která přinesla zrychlení a zefektivnění procesů, méně papírování i jednodušší práci pro uživatele. Zavedení formulářových agend pracovníky magistrátu a společností Software602 přispělo také ke snížení chybovosti, využití vyplňovaných dat v elektronické podobě a jejich lepší dostupnosti.

Vše začalo před osmi lety. V té době magistrát města pracoval s různými informačními systémy a řadou aplikací, které vyvinuli i pracovníci magistrátu. Tyto aplikace dobře sloužily pro dílčí úkoly, nedokázaly však nabídnout komplexní schvalovací workflow. Papírové dokumenty proto musely i nadále obíhat kanceláře a jednotlivé odbory. To se negativně projevovalo na rychlosti zpracování. Nevýhodou byla také nízká informovanost o tom, v jaké fázi se schvalovací proces právě nachází, celá řada procesů zůstávala nepokryta. Mezi ně patřila i agenda přípravy materiálů pro radu města a zastupitelstva nebo přidělování přístupových práv k informačním systémům uživatelům úřadu. Nasazením této agendy také odstartovala spolupráce mezi magistrátem a společností Software602, která trvá dodnes.

Přístupová práva, Rada města a další agendy

Agenda přidělování přístupových práv nebyla zvolena náhodou. Do té doby bylo běžnou praxí o přístupová práva žádat mailem. To s sebou přinášelo i nejednoznačné požadavky nebo požadavky neschválené, neexistovala evidence těchto požadavků. Řešením bylo nasazení formulářové agendy od Software602. „Na začátku spolupráce jsme stáli před úkolem definovat pravidla procesu tak, aby vyhověla potřebám všech dotčených odborů i zaměstnanců. To se podařilo, navíc pracovníci magistrátu mají nyní možnost snadno provádět změny a přizpůsobovat formuláře i pravidla jejich oběhu aktuálním potřebám,“ říká Michal Vejvoda, ředitel divize Samospráva Software602 a dodává: „Nasazení této agendy se ukázalo jako správné řešení – o právech je jasný přehled, chybovost poklesla téměř na nulu.“

Následovala agenda přípravy materiálů rady města a zastupitelstva. Ta funguje jednoduše – úředník připraví návrh a vloží jej do formuláře. Nadřízený může dokument schválit elektronickým podpisem nebo vrátit k dopracování. Název materiálů a další údaje jsou přeneseny do formuláře, který vytváří program jednání a pozvánku. Stejně automatizovaně vzniká i tvorba zápisu z jednání.

Po úspěchu následovaly další ­agendy – cestovní příkazy, žádanky o kancelářské potřeby, plánovanou absenci či dohoda o vykonání práce přesčas. V současné době se jedná již o více než 30 různých formulářových agend, které magistrát v Karviné aktivně využívá. Mgr. Jiří Jarema, vedoucí oddělení informatiky, k nasazenému řešení říká: „S formulářovou technologií Software602 se mi pracuje velmi dobře. Také lidé ze Software602 vždy vycházejí vstříc našim požadavkům. Nemůžu si stěžovat.“

Rozvoj řešení a práce s dokumenty

Formulářové agendy jsou napojeny na další informační systémy. To přináší celou řadu výhod, např. v případě cestovních příkazů digitalizace usnadnila jejich zpracování včetně kontroly proti docházkovému a personálnímu systému. Součástí nasazeného řešení je také technologie  Long–Term Docs (LTD). Ta se stará o konverze dokumentů a dává magistrátu jistotu ohledně toho, že její dokumenty splňují požadavky nařízení eIDAS.

Mezi poslední novinky v oblasti digitalizace patří „DMS – Řízená dokumentace“. V Karviné používají její část – distribuci dokumentů. Ta slouží k prokazatelnému seznámení se s předpisy, směrnicemi či vyhláškami. Každý nový zaměstnanec je automaticky přidán do distribuce a je pak jasně dohledatelné, s jakými předpisy se seznámil (a kdy), případně s jakými se ještě seznámit má. Nyní je v oběhu okolo 160 „živých“ dokumentů, proto je třeba mít jasný přehled o dění. Díky formulářovým agendám od Software602 to jde mnohem snadněji.

Mohlo by vás zajímat