Město vhodné pro život

Moderní digitální město, které vychází vstříc svým občanům i pracovníkům úřadu bez nutnosti zbytečně vyplňovat papírové formuláře a stát u přepážek úřadu. Taková vize stála na začátku rozhodnutí o chystané digitalizaci v Broumově, která se rychle dokázala proměnit v příjemnou realitu.

Konec papíru

Broumov jako obec s rozšířenou působností má oproti ostatním obecním úřadům povinnosti nejen vůči svému správnímu obvodu, ale i vůči dalším obcím. Vzhledem k počtu zajišťovaných agend, které se týkají podání občanů i organizací, už bylo neúnosné řešit vše papírovou cestou. Při velkém množství papírových dokumentů a formulářů, které navíc narůstalo, se proces zpracování prodlužoval. Při práci s papírovými formuláři také v porovnání s digitálními procesy rostla chybovost a účastníci procesu neměli žádný přehled o tom, v jaké fázi se proces právě nachází. Proto bylo rozhodnutí o digitalizaci jasnou volbou.

Jak to celé začalo?

„Hledali jsme efektivní nástroj pro elektronizaci interních a externích procesů našeho městského úřadu. Chtěli jsme zjednodušit činnosti úředníků a usnadnit lidem komunikaci s úřadem. Řešení FormFlow od Software602 splnilo naše požadavky. Veškeré procesy nyní řešíme pomocí inteligentních formulářů se zaručenou autorizací a z libovolných zařízení. Využíváme i Long Term Docs Signer, který jsme zavedli v rámci ISRS, ale jeho funkcionality plně slouží i při běžné práci,“ říká Miloš Teichmann, odpovědný pracovník agendy IT města Broumov, a dodává: „Vzhledem k jeho rozsahu byl celý projekt rozdělen do několika na sebe navazujících částí, které se týkaly digitalizace interních procesů, elektronizace podání občanů a organizací ve správním obvodu ORP Broumov.“

Procesy a dokumenty pod kontrolou

Použité řešení – FormFlow od Software602 – které v Broumově používají, pokrývá všechny jejich požadavky. Systém je navíc modulární a umožňuje tak reagovat na konkrétní požadavky zadavatele podle jeho konkrétních aktuálních potřeb. Vzhledem k nové evropské i tuzemské legislativě, která se týká zejména Nařízení eIDAS, byla součástí realizovaného řešení také dodávka nástroje pro práci s dokumenty dle tohoto nařízení. „Spolupráce s ORP Broumov byla příkladná. Na straně zadavatele byla jasná vize digitálního města, kde zbytečné papírování nemá místo. Stejně tak byla zřetelná snaha zjednodušit vlastním úředníkům práci všude tam, kde je to možné, aby se mohli maximálně věnovat potřebám města a jeho občanům,“ říká Jiří Šírek, obchodní manažer společnosti Software602

Digitalizované procesy a elektronická podání občanů a organizací

Digitalizace zrychlila a zefektivnila interní procesy úřadu. Cestovní příkazy, materiály pro radu a zastupitelstvo, evidence smluv s napojením na ISRS, objednávky, úkolovník a další interní agendy jsou nyní plně digitalizované. Pracovníci úřadu navíc mohou využívat klientskou aplikaci Long-Term Docs pro práci s dokumenty dle Nařízení eIDAS, díky které mohou např. provádět anonymizaci dokumentů, konvertovat dokumenty do archivního formátu PDF /A, ověřovat validitu autorizovaných dokumentů přímo vůči certifikačním autoritám z celé EU s možností vytvoření validační doložky, a celou řadu dalších úkonů.

Mohlo by vás zajímat