Likvidace bez papírování

Víte, že české firmy projevují větší zájem o elektronizaci schvalování faktur uvnitř organizace než o elektronické zasílání daňových dokladů zákazníkům? Právě to je jedním z výsledků výzkumu, který na konci roku 2009 společně provedly firmy Software602 a Novell. Tento výsledek je možná na první pohled překvapivý, ale neudiví, uvědomíme-li si, kolik zdrojů (zejména lidského času) tento podpůrný proces váže. Ostatně, zájem zákazníků dokládá, že výsledky výzkumu jsou stále platné.

 

Asi každý, kdo pracuje ve větší organizaci a je do zpracování faktur pravidelně zapojen, potvrdí, že se jedná o jednu z nejprotivnějších činností. Hned za vyúčtováním služebních cest. A tam, kde se služebně nejezdí příliš často, jsou faktury nejméně populární agendou vůbec. 

Navíc faktury vzbuzují mnohem větší pozornost auditorů než cokoli jiného, takže o benevolentnějším přístupu k pravidlům nemůže být řeči. Schopnost jednoznačně prokázat, že proplacení té či oné částky bylo řádně schváleno a kteří manažeři o tom rozhodli, je v řadě organizací striktní povinností.

Ale to není všechno. Na rozdíl od jiné agendy není možné zpracování faktur odložit - nejen kvůli dodavatelům, ale také kvůli vratce DPH. "Vždycky se vám stane, že některé faktury chybí a že ještě nejsou zlikvidované. Takže ty faktury musíte hledat, aby bylo možné je regulárně potvrdit nebo vrátit dodavatelům. Je jasné, kolik to dá práce, když to musíte řešit papírem," popsal to v rozhovoru pro server Bezpapiru.cz finanční ředitel Baustavu Jan Šperer.

Samotné zavedení inteligentních formulářů podstatně změnilo chování středního managementu. Lidé, kteří na papíře schvalovali požadavky svých podřízených poměrně bezstarostně, se najednou začínají zdráhat…

Základní popis procesu

Pro ty šťastnější, kdo jsou fakturové administrativy ušetřeni, jen velmi stručný úvod. Když do podniku dorazí faktura od dodavatele, někdo musí schválit, že má být skutečně proplacena.  Což může obnášet dva podpisy, ale také deset podpisů  - v závislosti na částce, typu položky, velikosti organizace, organizační struktuře a dalších parametrech.

Pokrytí oběhem papíru

Takový proces je možné pokrýt třeba papírovou „košilkou“. Asistentka otevře obálku, fakturu uloží do archivu, ale ještě předtím ji okopíruje, přicvakne k ní tiskopis, na tiskopis vyplní základní údaje (dodavatel, částka apod.) a pošle do oběhu po stolech kolegů. Následuje papírové schvalování se vším, co k tomu patří – včetně vynechávání povinných procesních kroků, hledání zapomenutých papírů v nepořádku na stolech, ignorování termínů… až po občasnou ztrátu dokumentu a zahájení procesu od začátku. V organizacích, kde mají rádi adrenalin, nechávají obíhat přímo originál faktury.

Pokrytí elektronickou poštou

Druhou možností je email. Faktura přijde do organizace, kde se oskenuje a uloží. Sken se pošle emilem prvnímu schvalovateli v řadě, s doprovodnými informacemi v těle zprávy. A od té chvíle je vše stejné jako při papírováním zpracování. S tím rozdílem, že emaily nejsou průkazné pro auditora, takže se zpravidla na konci roku tiskne a ručně podepisuje štos papírů.

Pokrytí ERP systémem

Zapojení ERP (ekonomického informačního systém) je oproti tomu velkým pokrokem. Daňový doklad dorazí do firmy, v účtárně jej zanesou do ERP systému, papír založí do šanonu a schvalování probíhá tak, že zaměstnanec se naloguje do ERP systému a schválí nebo zamítne „své“ faktury.  Pochopitelně to předpokládá, že v ERP systému jsou nastavena pravidla pro schvalování různých typů plateb. Taková elektronizace sice eliminuje oběh papírů mezi stoly, ale přináší jiné problémy. Třeba ten, že ERP systémy zpravidla nepodporují elektronický podpis (časové razítko ani nebudeme připomínat), takže u významných částek se pro jistotu podepisuje i na papíře. 

Ke stávajícím formulářům se prostě přidají další pro schvalování faktur a nastaví se pravidla pro jejich oběh. Nebo se fakturami začne a později se přidávají další procesy.

Problémy využití ERP

Nicméně běžné provozní záležitosti pokrývá tento typ schvalování slušně. Pokud máte tolerantního auditora. Slabou stránkou naopak je nutnost, aby skoro celá firma měla přístup do účetnictví a aby každý viděl právě jen tu část účetnictví, která se jej týká. S tím bývají spojeny obrovské náklady na licence i na nastavení systému, a také velmi nesnadné provádění změn. Stačí zmínit celkem běžnou situaci, kdy se vedení společnosti rozhodne změnit nějaké schvalovací pravidlo nebo kdy se má schvalování zúčastnit i zaměstnanec, který jindy neschvaluje.  Nebo připomenout, že v každé organizaci jsou uživatelé, kterým je sice zřízen přístup do systému, ale kteří schvalují jen zřídka, takže se pokaždé musí v aplikaci zorientovat, a pokaždé znovu volají na podporu.

Pokrytí speciální aplikací

Schvalování faktur je možné pokrýt speciálním systémem vytvořeným pro tento účel (na českém trhu je několik menších výrobců, kteří takové systémy nabízejí) nebo si jej nechat naprogramovat na míru. Takový systém zpravidla vyjde levněji než rozšiřování ERP, nicméně není bez problémů. Především proto, že prakticky žádný takový cíleně vyvinutý systém nepodporuje elektronický podpis. Což opět vede k dodatečnému podepisování papírových výstupů. A kromě toho, jen málokdo chce kvůli každé schvalovací agendě nasazovat další informační systém. To je asi hlavním důvodem, proč tyto speciální systém na trhu zatím příliš neuspěly.

Pokrytí rozšířením formulářového řešení

Tím se dostáváme k formulářovým řešením. Jak zákazníci říkají, rozhodují se pro ně často právě proto, že se jedná o součást komplexnějšího schvalovacího systému. Ke stávajícím formulářům se prostě přidají další pro schvalování faktur a nastaví se pravidla pro jejich oběh. Nebo se fakturami začne a později se přidávají další procesy.

Vlastnosti formulářových řešení

Ale jsou i jiné důvody, které mluví ve prospěch formulářových řešení.

  • Podpora elektronického podpisu. Během schvalování vznikají elektronické dokumenty s právním účinkem, které splňují pravidla české legislativy,  a jsou dostatečným dokladem pro každého auditora.
  • Formuláře jsou připravené na integraci s prakticky jakýmkoliv informačním systémem. To se pochopitelně týká ERP, ale i jiných typů aplikací. Například na děčínském magistrátu se v současné době připravuje řešení pro schvalování faktur, kde budou inteligentní formuláře komunikovat se systémem Radnice Vera.
  • Možnost velice snadno měnit nastavení procesů, měnit počet schvalovacích kroků a přidávat další uživatele bez nutnosti jejich zaškolování. Uživatel totiž vidí na obrazovce celkem přesnou podobu papírové košilky, na jakou byl zvyklý. Pokud se rozhodne doklad schválit, klikne na ikonku elektronického podpisu a o nic dalšího se nemusí starat. Systém ví, kdo z kolegů má schvalovat v dalším kroku.

Zpřesňování procesních pravidel

Což neznamená, že by s nasazováním formulářového řešení nebyla spojena žádná procesní práce. Elektronizace procesu bývá naopak velmi často tím okamžikem, kdy se v organizaci poprvé důkladněji zamyslí nad dosavadní podobou procesů a dají jim pevnou podobu. Okamžikem, kdy se řeší, kdo má schvalovat které položky a v jakém pořadí má schvalování probíhat.

Rozdělení práce mezi dodavatele a zákazníka

Formulářové řešení je vždy vytvářeno na míru konkrétní organizaci.  Někdy je Software602 realizuje jako dodávku na klíč, jindy si je zákazník buduje sám, a nejčastěji vzniká ve spolupráci. Rozdělení práce závisí především na tom, kolik má organizace kapacit a kolik má zkušeností s technologií 602XML. Pokud se jedná o první proces pokrývaný inteligentními formuláři, zpravidla je výrazně zapojen dodavatel.   A naopak. Organizace, které před fakturami elektronizovaly několik jiných procesů (třeba schvalování cestovních příkazů a dovolenek), vystačí s minimální podporou. I ty ovšem využívají toho, že Software602 má s elektronizací tohoto procesu více zkušeností než většina firem, které dodávají  specializovaný software.

Během schvalování vznikají elektronické dokumenty s právním účinkem, které splňují pravidla české legislativy,  a jsou dostatečným dokladem pro každého auditora.

Architektura: elektronická "košilka"

Základem formulářového řešení je vždy „elektronická košilka“, do níž jsou vyplněny údaje o schvalované faktuře (dodavatel,  částka, splatnost, číslo projektu apod.). Jako příloha je připojen sken faktury, případně další dokumenty  -  objednávka, dodací list, výkaz práce nebo cokoliv jiného může schvalujícího manažera zajímat. Pokud se jedná o dokumenty s příliš velkým datovým objemem, jsou uloženy na serveru a v elektronickém formuláři jsou jen odkazy. Košilka obíhá po organizace a je postupně schvalována. Na konci procesu tak existuje dokument, z něhož je zřejmá schvalovací cesta, jaká proběhla a který je potvrzen elektronickými podpisy všech zúčastněných.

Architektura: Řízení oběhu dokumentu

Další povinnou součástí formulářového řešení je systém pro řízení oběhu dokumentů 602XML Form Server. Z pohledu uživatelů může mít podobu samostatné aplikace, do které se přihlásíte, vidíte rozpracované případy a můžete schvalovat nebo zamítat. Práce s ním ale může vypadat i tak, že uživatel dostane email s informací, že má fakturu ke schválení (základní údaje o faktuře jsou v předmětu emailu), klikne na odkaz v těle zprávy a otevře se mu zmíněná elektronická košilka.

Nastavování schvalovací cesty

602XML Form Server přiděluje dokumentům schvalovací cestu (zpravidla v závislosti na obsahu košilky. Pokud například částka přesahuje určitý limit, systém automaticky přidá další schvalovací krok), hlídá termíny, řeší zastupování a pokrývá i všechno ostatní, co je od takového systému možné čekat. Schvalovací procesy tak pokračují, i když je manažer na služební cestě, a každý uživatel s potřebnými právy se může kdykoliv podívat, v jaké fázi je schvalování které faktury, případně, zda už byla proplacena.

Možnosti integrace s ERP systémem

Má-li vše fungovat správně, musí být vyřešena také integrace s ERP systémem, případně dalšími aplikacemi. Pokud se mají přenášet „pouze“ data z formulářů do ERP, je implementace poměrně jednoduchá. To nejtěžší je rozhodnout, zda budou přenášena přímo nebo přes nějakou „vyrovnávací“ databázi. Pokud ovšem mají data téci opačným směrem, vyžaduje to součinnost s dodavatelem ERP systému.

 

Varianta ERP jako primárního zdroje dat

Konkrétní nasazení formulářového řešení potom může vypadat třeba tak, že do organizace přijde faktura, v účtárně přepíší údaje do ERP systému a papírový doklad vloží do skeneru. Systém automaticky vygeneruje „elektronickou košilku“ a jako přílohu do ní vloží sken dokumentu (podmínkou je, aby zařízení bylo vybaveno rozhraním TWAIN). Od této chvíle všichni zúčastnění vidí v systému pro oběh formulářů (zmíněný 602XML Form Server) otevřený případ a vidí také, kdo by jej měl schválit v dalším kroku. Začíná elektronické schvalování, po jehož ukončení je faktura proplacena. V posledním kroku je případ uzavřen i ve formulářovém systému a „košilka“ s elektronickými podpisy schvalovatelů putuje do archivu.

Druhá alternativa toku dat - primární zdroj formulářové řešení

Ale proces může vypadat i dat, že data z příchozí faktury a její sken jsou na začátku pořízeny přímo do inteligentního formuláře a až po konečném schválení jsou data přenesena do ERP. Variantou je možnost jednorázového přenosu dat do ERP už při prvním pořízení faktury, což podniku umožní dříve žádat o vrácení DPH.

Třetí alternativa toku dat - spojení s elektronizací objednávek

Jsou i sofistikovanější možnosti. Třeba spojení schvalování faktur se schvalováním objednávek. To je něco, co mnozí začali řešit, jakmile trhy začaly zpomalovat a výnosy přestaly růst. Elektronizace nákupních procesů totiž nepřináší jen administrativní úsporu, ale také a především jistotu, že nebude objednáno nic, co by neprošlo řádným schvalovacím postupem. Stejně významný je snadný centrální přehled o tom, kdo schválil které nákupy. V některých organizacích tak hovoří o tom, že samotné zavedení inteligentních formulářů podstatně změnilo chování středního managementu. Lidé, kteří na papíře schvalovali požadavky svých podřízených poměrně bezstarostně, se najednou začínají zdráhat a o jednotlivých položkách více přemýšlejí.  Finanční ředitelé zase mají možnost počítat s nákladem už ve fázi požadavku na objednávku, případně do schvalování zasáhnout. Dobře je to vidět třeba na zkušenosti společnosti Peikko Group.

...přimět všechny dodavatele, aby posílali faktury datově ve formátu vhodném pro automatizované zpracování. Dosáhnout toho je méně obtížné, než to vypadá na první pohled. Mimo jiné proto, že firma Software602 nabízí pro tento účel komplexní balíček služeb. Více se o tom dočtete zde.

Pokud jsou zároveň s vypořádáním faktur nasazeny i formuláře pro schvalování objednávek, likvidace je o to rychlejší. Data jsou automaticky přenášena ze schválených objednávek, takže není zapotřebí nic přepisovat. I samotné schvalování je rychlejší, protože každý podepisující vidí, který kolega schválil objednávku a zda se faktura s objednávkou shodují. A hlavně, když už se systém buduje a platí, proč těch pár formulářů nepřidat?

A na závěr ta nejlepší a nejelegantnější možnost - přimět všechny dodavatele, aby posílali faktury datově ve formátu vhodném pro automatizované zpracování. Dosáhnout toho je méně obtížné, než to vypadá na první pohled. Mimo jiné proto, že firma Software602 nabízí pro tento účel komplexní balíček služeb.

Mohlo by vás zajímat