Konec papírového absolutna aneb Proč jsme se zbavili koní

Když se před sto dvaceti lety na silnicích objevil první automobil, lidé ho měli za ďáblův nástroj a báli se ho. Stačilo pár let a všechno bylo jinak! Lidé bohužel ze všeho nejraději dělají něco, na co jsou zvyklí, a z povahy se bojí všeho nového. Přitom k tomu, aby se rázem ocitli ve světě bez papíru, stačí jen malý krůček.

Ještě než byl vynalezen dálkový ovladač k televizi, lidé také přepínali programy ručně. Dnes si televizi bez ovladače nelze ani představit. Stejně je tomu ve světě dokumentů. Podobně jako kdysi existoval podpis a razítko, dnes elektronické dokumenty dokážou plně nahradit ty papírové, a to včetně podpisu, ověření a archivace. Není tedy žádný důvod je tisknout, ručně podepisovat, následně je zase skenováním převádět do elektronické podoby a posílat. Je to stejně zbytečné jako provozovat přívoz pod mostem.

V roce 2014 vešlo v platnost nařízení Evropského parlamentu a Rady EU o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním trhu zvané eIDAS. Jeho cílem bylo vytvoření takového jednotného prostředí, kde bude výměna, potvrzování, ověřování i archivace elektronických dokumentů fungovat bezchybně a globálně. Toto nařízení si lze zjednodušeně představit jako pravidla provozu pro práci s elektronickými dokumenty. Všichni vědí, co znamená zákaz vjezdu.

Jak to funguje v praxi? Chci-li správně vytvořit a podepsat dokument, stačí ho napsat například ve Wordu a opatřit elektronickým podpisem. K tomu potřebuji ten správný certifikát, který lze jednoduše zařídit na pobočce České pošty nebo v nejbližším Czech POINTU. Podobně jednoduché je to u ověřování či archivaci elektronických dokumentů. Stačí k tomu použít některou z aplikací společnosti Software602.

Nikdo z nás nemá rád stohy papíru ani na pracovním stole, ani v šanonech. Regule eIDAS nezařídí, že by do zítřka všechen kancelářský papír zmizel, ale může vyřešit přechod a prolomit zvyk používat zbytečně papír a jednou provždy ho nahradit elektronickými dokumenty, které tu budou s námi klidně i desítky let.

Lidé se kdysi báli aut, ale dnes už bez nich neumějí žít. S elektronickými dokumenty je to totéž!

Mohlo by vás zajímat