Konec nekonečných implementací

Moderní řízení, listopad 2010

Metodika Try&Improve umožňuje radikálně urychlit a zlevnit nasazení informačního systému nebo provádění změn. Některé organizace ji používají také pro mapování procesů bez účasti externích konzultantů. Je natolik intuitivní, že si ji podnik může osvojit vlastními silami.

Taky se vám už stalo, že jste měli výborný nápad na novou službu zákazníkům, která by se dala rychle zavést a ono se to tak nějak zvrtlo? Jakmile totiž vaši jednoduchou myšlenku uchopilo oddělení IT, ukázalo se, že jednoduchý požadavek má dopad na obchodní procesy a že vyžaduje zásah do celé řady systémů. Že je tudíž nutné zapojit desítky konzultantů, analytiků, architektů, specialistů pro bezpečnost, ochranu osobních údajů, kvalitu jakosti, řízení projektů apod.,  a že výsledná implementace bude stát několik milionů.

To už vyžaduje detailní zdůvodnění případu (business case), výpočet návratnosti a bodu zvratu a to vše zaměstná další a další konzultanty. Z původně jednoduchého nápadu je najednou superprojekt, který je příliš nákladný a rizikový.

Metodika psaná životem

Hospodářské krize jsou také obdobími rychlejšího zavádění inovací, které pak pohánějí růst produktivity i během následujícího zotavování. Když jsou firmy pod tlakem, jsou nuceny věnovat pozornost i těm slabým místům, které bylo možné v dobách prosperity tolerovat.  Mnozí v takové době přicházejí k uvědomění, že to, co bylo označováno jako „best practice“ je ve skutečnosti „bad practice“, tedy postup všeobecně rozšířený a všeobecně nevyhovující.  

Try&Improve je metodika, která nevznikla na základě teoretického bádání, ale zrodila se v každodenním byznyse při řešení požadavků různých zákazníků. 

Tlak urychlit a zlevnit nasazování informačních systémů tedy v krizi roste. Zkrácené implementační metodiky, jaké dnes nabízí většina dodavatelů, nepředstavují významnou pomoc. Jednak proto, že i s nimi trvá nasazení či změna systému příliš dlouho, a také proto, že určité zrychlení je vyváženo snížením schopnosti přizpůsobit systém potřebám organizace.

Odpovědí na tento tlak je metodika Try&Improve. Je to metodika, která nevznikla na základě teoretického bádání, ale zrodila se v každodenním byznyse při řešení požadavků různých zákazníků.  Osvědčila se při stovkách projektů, postupně dostávala pevnější podobu i nakonec i zmíněné označení.

Uzlové body místo procesních schémat

Zjednodušení je dosaženo tím, že se nepracuje s celými procesy, ale s uzlovými body. Přeloženo z konzultantského žargonu to znamená, že před sebou nemáte procesní mapu, ale konkrétní formulář typu výkaz nebo žádanka a že víte, co se s ním má dít. Kdo jej má v dalším kroku schválit, komu se má poslat nebo kde jej archivovat. Tedy přesně to, co ví většina zaměstnanců, ať je to s formálním popisem procesu jakkoliv.

Zaměstnanci s ní mohou okamžitě pracovat bez toho, že by se museli něco učit. Například tak, že dostanou na obrazovku počítače interaktivní kopii formuláře, na který jsou zvyklí. 

Vedle toho potřebuje metodika Try&Improve technologii, která splňuje čtyřizákladní podmínky.

Za prvé. Zaměstnanci s ní mohou okamžitě pracovat bez toho, že by se museli něco učit. Například tak, že dostanou na obrazovku počítače interaktivní kopii formuláře, na který jsou zvyklí.

Za druhé.  Existence miniaplikace s vlastní logikou, kterou si uživatel stáhne do svého počítače a která může fungovat v jakémkoliv IT prostředí. To mimo jiné znamená, že můžete pokrýt i proces, jehož část probíhá mimo organizaci, a především, že je možné provést v miniaplikaci změnu, aniž by se kvůli tomu musely přizpůsobovat další systémy. Miniaplikace je ovšem schopna využívat data uložená v centrálních systémech a provádět do těchto systémů zápisy, podobně, jako je toho schopen uživatel s patřičným přístupem.

Za třetí. Definovaná rozhraní, jejichž prostřednictvím centrální systémy a databáze poskytují miniaplikacím data v potřebné kvalitě nebo od nich naopak taková data požadují.

To mimo jiné znamená, že je možné provést v miniaplikaci změnu, aniž by se kvůli tomu musely přizpůsobovat další systémy.

Za čtvrté. Možnost okamžitého provádění změn. To souvisí s předcházejícím bodem, ale také to znamená, že se záležitosti neřeší programováním, ale nastavováním a že jejich provádění je velmi snadné.

Jsou to místa kde se miniaplikace napojuje na zdroje dat. Definovanározhraní, která za předem definovaných podmínek poskytují nebo naopak požadují data v požadované kvalitě.

Jde to i bez složitého mapování

Soustředění na uzlové body procesů a distribuovaná architektura umožňují vyhnout se tradičnímu postupu, který – s  různými variacemi – obsahuje tyto body:
•    Sběr informací o procesu
•    Sestavení mapy procesu
•    Optimalizace, návrh nové podoby procesu
•    Funkční specifikace systému
•    Kódování , programování systému nebo customizace produktu
•    Testování
•    Pilotní provoz
•    Zpětná vazba a úprava systému
•    Roll out – nasazení v celé organizaci, včetně vyškolení zaměstnanců

Už z letmého pohledu na tento seznam bodů je jasné, proč je elektronizace tak zdlouhavá a náročná, i proč urychlení znamená nepřiměřené riziko.

Jednoduchý cyklus zpětné vazby

Metodika Try&Improve naproti tomu sestává z těchto kroků:
Návrh elektronického formuláře. Jedná se o již zmíněnou samostatně stojící aplikaci, která v sobě nese logiku pro vyplňování a pravidla pro oběh. Při jeho návrhu se většinou vychází z papírového formuláře nebo vzoru v kancelářském programu.

Testování.  Miniaplikace je poskytnuta vybrané skupině uživatelů, aby s ní po určitou dobu pracovali. Velmi rychle se ukáže, že některé věci by mohly být řešeny praktičtěji a narazí se na různé souběhy okolností, s nimiž se původně nepočítalo.
Úprava formuláře podle požadavků vzešlých z testování.

Nasazení do rutinního provozu. Místo školení uživatelů často postačí oznámení, kde je formulář k dispozici.

Čímž může implementace skončit. Někdy se ovšem jedná o úvod k postupné optimalizaci procesu. Uživatelé nebo jejich manažeři, kteří si na aplikaci zvykají, postupně přicházejí s nápady, že určité kroky by mohly být řešeny ještě efektivněji. Z toho pak vychází plynulý proces posuzování návrhů a zanášení některých při změnách verzí.

V některých podnicích zase zjišťují, že postupy zanesené v procesních mapách neodpovídají realitě a že podle formálně nakreslených procesů není možné fungovat. Zpravidla se to ukáže až poté, co je systém nasazen a zaměstnanci jsou tak nuceni procesy opravdu dodržovat.  V případě metodiky Try&Improve není takový omyl fatální. Miniaplikace se prostě přizpůsobí skutečným procesům, čímž vznikne pravdivá procesní mapa, jež zároveň slouží jako východisko pro další optimalizaci.

Příklady z praxe: Czech POINT a datové schránky

Že je tímto způsobem možné vybudovat i velké řešení, ukazuje nejlépe historie systému Czech POINT, který postupně vyrostl z jediného kontaktního místa vydávajícího tři druhy výpisů až do dnešní podoby, kdy systém spolupracuje s jedenácti rejstříky a databázemi provozovanými různými orgány veřejné správy a kdy poskytuje více než 50 „produktů“ od zanesení změny jména do matriky přes zřízení datové schránky až po vydání živnostenského listu. 

Czech POINT je budován metodou Try&Improve: návrhy formulářů založené na intuitivním zadání, připomínkování vybranými uživateli, vytvoření finální verze a uvedení do provozu.

Znamená to všechno konec tradičních implementačních metodik? Rozhodně ne! I v budoucnu budou klíčová data udržována v centrálních systémech budovaných klasickým způsobem. Vlastní práce s těmito daty (obsluha zákazníků, realizace interních procesů apod.) bude probíhat v miniaplikacích vytvářených metodou Try&Improve nebo nějakou její obdobou (konzultantské firmy možná časem přijdou se sofistikovanějším názvem a komplikovanějším popisem).

Příkladem takové architektury je informační systém datových schránek. Jeho jádro tvoří robustní centrální aplikace s definovanými rozhraními. Uživatelé pak jsou obsluhováni pomocí formulářových miniaplikací. Právě metodika Try&Improve umožnila okamžitou zpětnou vazbu na připomínky uživatelů a rychlé vyladění systému.  

Tato koncepce umožnila také udržet v chodu dvě verze systému zároveň. Jedině díky tomu bylo možné nasadit novou verzi pouhé čtyři dny poté, co prezident podepsal příslušnou novelu zákona.

Jan Petr
Autor je výkonným ředitelem Software602

Mohlo by vás zajímat