Kolik schvalovacích systémů dokáže zvládnout jeden uživatel?

V zásadě neomezeně mnoho. Jiná otázka ovšem je, práce s kolika systémy je ještě smysluplná a praktická. Pokud bude uživatel nucený otevírat pět nebo více aplikací, nejspíš se mu začne stýskat po papírových dobách, kdy všechny dokumenty ke schválení ležely na jedné hromádce. A stýskat se možná začne i informatikům, kteří řeší podporu takového uživatele. Zvláště pokud některé aplikace používá jen několikrát ročně.

Představte si manažera, který schvaluje v CRM, že zákazník může dostat slevu, v ERP proplacení faktury, v další aplikaci přístupová práva pro svého podřízeného a v nákupním systému požadavek na objednávku. Vedle toho občas musí schválit žádost o přístup k archivovaným dokumentům (DMS) a vyjádřit se k podkladům pro vedení organizace (speciální aplikace). A to ještě na elektronizaci čekají procesy pokryté čtyřmi různými aplikacemi.

Pokud nemá postupující elektronizace znamenat neúnosné nároky na schvalující manažery, existují jen dvě možnosti jak postupovat:
• Řešit všechny procesy a činnosti v jediném systému. Tedy nasadit například SAP se všemi moduly pro všechny uživatele v organizaci.
• Najít aplikaci, která bude se všemi systémy propojená, a která uživateli poslouží jako jednotné schvalovací rozhraní. Od té chvíle manažer neřeší, zda schvaluje v SAP, Oracle, výrobní aplikaci, agendovém systému nebo čemkoliv jiném. Otevře prostě schvalovací formulář, v němž budou uvedeny veškeré potřebné údaje (a odkazy, kde případně najít podrobnější informace) a v tomto schvalovacím formuláři připojí podpis. To je celé.

Taková úloha je jako stvořená na míru pro formulářová řešení.
• Jejich standardní funkcí je schvalování s návazností na informační systémy. Data jsou importována ze systému do formuláře, proběhne schvalovací kolečko, data jsou exportována do systému a elektronický dokument s prokazatelnými podpisy je archivován.
• Výměna dat s informačním systémem nemusí probíhat jen na začátku a na konci schvalovacího procesu, ale je možná po každém kroku.
• Data z formuláře mohou být zapisována do více informačních systémů, aniž by hrozilo riziko, že vzniklé záznamy nebudou konsistentní.
• Přímo při elektronickém schvalování vzniká dokument s prokazatelnými podpisy, který bude vyhovovat auditorům a úřadům
• Organizace se vyhne nutnosti kupovat další licence informačních systémů, aby mohla do schvalovacích procesů zahrnout další uživatele.

Nasazení jednotného schvalovacího nástroje není důvodem k výměně toho, co již funguje. Ale měla by existovat dlouhodobá koncepce...

Využití inteligentních formulářů jako schvalovacího nástroje pro data v různých informačních systémech je již v řadě organizací běžnou záležitostí. Můžeme zmínit třeba Import Volkswagen Group, Viscofanu či magistrát města Děčín.

Nasazení jednotného schvalovacího nástroje není důvodem k výměně toho, co již funguje. Ale měla by existovat dlouhodobá koncepce, která zabrání nezvládnutelnému růstu počtu schvalovacích aplikací.

Převzato ze zákaznického newsletter společnosti Software602.

Mohlo by vás zajímat