Jednička za rychlost a správnost

SWět602, listopad 2007

V Národním institutu pro další vzdělávání vzniklo unikátní řešení schopné zajistit posouzení aJe-li nějaký dokument tak důležitý, že musí být schválen na několika úrovních a toto schválení musí být i zpětně doložitelné, řeší se to většinou tak, že papír oběhne několik stolů a poté je i se všemi podpisy uloženy v archivu. Sice to zdržuje a je náchylné k chybám, ale dá se to vydržet. Pokud má organizace více pracovišť, takže papíry musí běhat mezi nimi, je to obtížnější. A co když jde počet takových dokumentů do desítek denně? V Národním institutu pro další vzdělávání (NIDV) si s takovou situací úspěšně poradili a dosáhli takové efektivity, že jen málokterá komerční organizace je schopná s nimi soutěžit.
Uzavření dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce dnes vypadá tak, že pracovník regionálního centra otevře inteligentní formulář, jehož vyplnění je otázkou několika minut, elektronicky podepíše a odešle dál. Informační systém předkládá dokument dalším odpovědným osobám (manažer projektu, ředitel pobočky apod.) až po ředitele NIDV. Na konci procesu obdrží pracovník, který smlouvu navrhl, definitivně schválený dokument, čím získává pravomoc podepsat listinu jménem institutu.

Rozhodující první krok

Ještě před dvěma lety vše vypadalo úplně jinak. Zaměstnanec NIDV měl k dispozici vzory smluv kancelářském programu. Na základě takového vzoru vytvořil smlouvu, vytiskl, podepsal a poslal do oběhu. Papír koloval mezi psacími stoly a pracovišti, postupně doputoval do Prahy a zpět, a po několika dnech či týdnech se vrátil k zaměstnanci, který jej vytvořil. „Problém nebyl jen v rychlosti schvalování, ale i v tom, že při vytváření návrhů vznikalo příliš mnoho chyb,“ vzpomíná ICT koordinátor NIDV Martin Kačena. „Bylo zřejmé, že po rozběhu národních projektů kapacita takového řešení prostě nemůže stačit.“

Na jaře 2006 v institutu zprovoznili řešení, které si sami vyvinuli a v jehož prostředí obíhaly wordové dokumenty opatřené digitálním podpisem (k podepisování byly využity certifikáty České pošty). „Bylo hodně důležité, že jsme měli podporu vedení. Pan ředitel se zajímá o nové technologie, často sám přichází s podněty a hledá možnosti, jak bychom je mohli více využívat,“ pochvaluje si Martin Kačena. Toto elektronické řešení umožnilo zvládnout nárůst agendy, nicméně výsledný stav nebyl zdaleka ideální. Zůstal problém s chybovostí a proces vyžadoval příliš mnoho lidského času. Zejména manažery schvalování dokumentů zdržovalo mnohdy více, než bylo únosné. Manažer dostal e-mail, nalogoval se do řešení, našel tam návrh smlouvy, text zkontroloval a elektronicky podepsal. S postupujícím rozšiřováním aktivit NIDV a tudíž rostoucím počtem kontraktů to znamenalo, že někteří vedoucí pracovníci by měli trávit schvalováním až několik hodin denně. Rýsovala se tedy potřeba další technologické změny.

Ušetřené hodiny

Tou další změnou bylo právě nahrazení wordovských dokumentů inteligentními formuláři 602XML. „Vybírali jsme z několika dodavatelů a ta volba byla jednoznačná. Líbila se nám technologie, cena byla přijatelná, ale hlavně šlo o přístup lidí z 602. „Cokoliv jsme potřebovali, bylo do druhého dne,“ říká Martin Kačena. „Nepamatuji si, že by spolupráce s nějakým externím dodavatelem byla tak hladká.“ Pochvaluje si i jednoduchost technologie a snadnost nasazení. Spolupráce byla zahájena v létě, v září již proběhlo školení, kdy byli uživatelé seznámeni s formuláři a vyzváni, aby si do svých počítačů nainstalovali 602XML Filler, od října je řešení v ostrém provozu. „Zavedení nebylo obtížné, naši uživatelé jsou zvyklí na poměrně časté změny. Řešili jsme jen problémy toho typu, že pár lidí si včas nestáhlo Filler nebo že někteří nebyli zvyklí zadávat datum výběrem,“ pokračuje Martin Kačena. Přínosy řešení jsou jednoznačné. Skokově se snížila chybovost a čas, který vedoucí pracovníci věnují schvalování smluv, se snížil z hodin na řádově minuty denně.
schválení desítek kontraktů denně

Mohlo by vás zajímat