Jak ušetřit milion

Jak ušetřit milion

Město Bílina leží v Ústeckém kraji, v půli cesty mezi Mostem a Teplicemi. První písemná zpráva o Bílině pochází již z roku 993. O tom, že v Bílině ale hledí hlavně do budoucnosti, svědčí využívání moderních technologií, třeba těch od Software602.

Efektivně a bez papíru 

Vše začalo v únoru 2014, kdy byla vyhlášena výzva z Integrovaného operačního programu na podporu zavádění informačních a komunikačních systémů v územní veřejné správě. „Od počátku bylo naším cílem zvýšit produktivitu celého úřadu,“ říká místostarostka města Bílina Mgr. Zuzana Bařtipánová. V rámci projektu proto byly vytvořeny formulářové služby pro zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu. „Součástí změn byla také elektronizace vybraných procesů a agend úřadu. Ta se týkala vnitřního systému pro řízení dokumentů a elektronizace procesu jednání Rady a Zastupitelstva města. Projekt zahrnoval rovněž integraci aplikací úřadu a jejich sjednocení do podoby portálu úředníka a portálu občana,“ říká Jiří Šírek, obchodní manažer společnosti Software602.

„Po vyhlášení výzvy z Integrovaného operačního programu byly zahájeny práce na projektu. Zpracovala se studie proveditelnosti s definováním konkrétních potřeb úřadu a následně byla vypracována a podána žádost o dotaci,“ doplňuje místostarostka Mgr. Zuzana Bařtipánová. Po jejím schválení proběhla soutěž, kde se subdodavatelem zakázky stala společnost Software602 a.s.

„Každá spolupráce začíná analýzou a ani v tomto případě to nebylo jinak,“ říká Miloslav Dvořák, vedoucí IT města Bílina. Na straně úřadu se na ní podíleli vybraní správci elektronizovaných agend spolu se zástupci Software602. „Celý proces analýzy byl rychlý a efektivní. Úřad poté přistoupil k postupnému nasazení a spouštění jednotlivých agend. Jako první se vybraly interní agendy CESTOVNÍ PŘÍKAZ – kompletní procesní workflow žádosti o povolení služební cesty a jejího následného vyúčtování a SCHVALOVÁNÍ MATERIÁLŮ RADY A ZASTUPITELSTVA. To je  komplexní agenda pro jednání rady a zastupitelstva města, počínaje materiály, přes program a zápis z jednání až po usnesení, jako výstup z jednání. 

Důvodem bylo, že se jedná o velmi často využívané agendy, kde vlastní schvalovací proces mohl být mnohem rychlejší. A také je potřeba někde začít,“ dodává s úsměvem Miloslav Dvořák. Výsledek se dostavil takřka okamžitě – elektronizací těchto procesů se schvalovací proces výrazně zrychlil, došlo k úspoře materiálu i času pracovníků úřadu. 

Proto se postupně začínají nasazovat další agendy, konkrétně: NEPŘÍTOMNOST NA PRACOVIŠTI (žádanka častěji známá jako „dovolenka“) a DOCHÁZKA - proces spouštěný na konci každého měsíce, který zahrnuje schválení přítomnosti a nepřítomnosti na pracovišti a směřuje i do oblasti personální. Součástí projektu je také nasazení agend SCHVALOVÁNÍ FAKTUR a EVIDENCE VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK. Díky druhé z nich úřad získává nástroj pro kompletní evidenci všech veřejných zakázek řešených v rámci úřadu. 

Celý proces probíhal čtyři měsíce. Díky vysoké profesionalitě všech, kteří se na projektu podíleli, bylo nasazení bezproblémové. Dnes z výhod projektu těží všech 100 zaměstnanců úřadu i 30 zastupitelů.

„Náš hlavní cíl byl splněn. Podařilo se nám zefektivnit chod úřadu a zároveň jsme umožnili našim občanům komunikovat s úřadem mnohem jednodušeji a pohodlněji. Díky projektu se nám podařilo také ušetřit – úspory jsou vyčísleny přibližně ve výši 1 498 000 Kč ročně,“ dodává  místostarostka Mgr. Zuzana Bařtipánová.

Mohlo by vás zajímat