Jak se ověřují elektronické dokumenty

Pokud potřebujete uchovávat důležité dokumenty, nemusíte mít v kancelářích skříně přeplněné papíry. Tuzemská i evropská legislativa řadí už spoustu let digitální dokumenty na jednu úroveň s těmi papírovými. Digitální archivace je pohodlná a příjemná, na druhou stranu je při ní nezbytně nutné elektronické dokumenty správně vytvořit a také správně podepsat. Zatímco podpis na papírovém dokumentu ověřuje příjemce nebo ve sporných případech soudní znalec, v případě digitálního podpisu na to potřebujete jen správnou službu, která rozumí formátu podpisu a ví, kdo a komu certifikát pro podpis vydal.

To může být pro uživatele nepřehledné či matoucí, neboť podpisů a certifikátů je celá řada: osobní, pečeť, kvalifikovaný, uznávaný, zaručený, časové razítko… A jsme u merita věci – potíž s digitálními dokumenty nevzniká na straně jejich tvůrce, ale na straně příjemce.

Jako tvůrcům se vám může přinejhorším stát, že váš digitálně podepsaný dokument příjemce odmítne, třeba kvůli tomu, že není podepsán na základě správného certifikátu. Ovšem pokud jste v roli příjemců digitálně podepsaného dokumentu, je pro vás naprosto klíčové, aby byl vždy správně podepsaný. Vždyť na jeho základě můžete činit rozhodnutí i v řádech stovek milionů korun, zejména pokud se jedná o smlouvy, objednávky, faktury apod. Když tedy máte před sebou elektronický dokument (bez ohledu na druh digitálního podpisu a certifikátu, kterým je podepsaný), kdo vám potvrdí, že je s ním vše v pořádku? Že se o něj můžete opřít a chovat se k němu jako k normálně podepsanému listinnému dokumentu?

Kvalifikované ověření i uchovávání e-listin

Odpovědí je hodnověrné ověření od kvalifikovaného poskytovatele. To je pro vás nezávislý arbitr, který podobně jako notář v papírovém světě váš elektronický dokument správně ověří, ale hlavně za své ověření ručí. Služba kvalifikovaného ověření tak řeší noční můru mnoha pracovníků firem, kteří se obávají situace, že by jednali na základě jen zdánlivě platného dokumentu. Pokud mají dokument kvalifikovaně ověřený, už se bát nemusejí – odpovědnost za něj už navždy nese firma poskytující kvalifikované ověření.

Kromě ověření existují i další služby související s digitálními dokumenty – např. jejich uchovávání. Pokud si ji zvolíte, můžete pustit z hlavy další potíž, neboť certifikovaná firma zajistí správné uchování ověřitelnosti elektronického dokumentu na věčné časy, a to opět s plným vědomím své právní odpovědnosti. Výsledkem je, že podpisy, pečetě, razítka apod., které dokument obsahuje, budou kdykoliv v budoucnosti ověřitelné. Ušetříte si tak nejen místo v kanceláři, ale i čas a nervy se skladováním a vyhledáváním potřebných dokumentů.

Mohlo by vás zajímat