Instalace elektronické podpisové knihy

Česká národní banka vytváří místo listin elektronické originály. Vznikají tak elektronické dokumenty splňující všechny požadavky zákona (správná verze formátu PDF, použití kvalifikovaného elektronického podpisu apod.) a zároveň vyhovují veškerým interním předpisům ČNB, včetně schvalování metodou čtyř očí. Nástroj, který firma Software602 instalovala, zároveň umožnil automatizovat některé činnosti, jež dosud vyžadovaly značný čas manažerů (například hromadné podepisování a vytváření záznamů v podpisové knize). Řešení detailně přizpůsobené požadavkům banky bylo nasazeno za méně než dva týdny.

Zákazník:Centrální banka s 1500 zaměstnanci

Česká národní banka je centrální bankou České republiky a ústředním orgánem dozoru nad finančním trhem. Ústředí a 7 regionálních poboček zaměstnávají celkem asi 1500 lidí.
Zaměstnanci jsou vybaveni kvalifikovanými zaměstnaneckými certifikáty uloženými na čipových kartách.

Situace: Jak vyhovět všem normám a přitom pracovat efektivně

ČNB postupovala podle podpisového řádu, který vyžadoval v mnoha situacích aplikovat metodu čtyř očí (dokument kontrolují dvě osoby nezávisle na sobě). Byla vedena papírová podpisová kniha se záznamy o tom, kdo kdy podepsal který dokument.
Centrální banka potřebovala vyhovět požadavkům zákona o eGovernmentu  (300/2008Sb. a novely) a zákona o archivnictví (499/2004Sb. a novely). Mezi těmito požadavky je i komunikace datovou schránkou a tudíž nutnost vytvářet elektronické dokumenty odpovídající všem legislativním požadavkům.

Nástroj Software602 byl vybrán ochotě přizpůsobit jej specifickým požadavkům banky a uživatelské přívětivosti.

Z toho vyplynula mimo jiné nutnost připojit více elektronických podpisů k jednomu dokumentu tak, aby všechny byly ověřitelné a aby bylo možné opatřit dokument elektronickým časovým razítkem.

Jednalo se zejména o dokumenty vytvářené:

  • v rámci správního řádu,
  • v rámci zákona o svobodném přístupu k veřejným informacím,
  • v rámci zákona o střetu zájmů,
  • dokumenty pro elektronickou podatelnu,
  • dokumenty pro datové schránky.

Kromě toho plánovala ČNB pokrýt i některé interní schvalovací procesy.
Ukázalo se, že není snadné najít softwarový nástroj, který by tyto požadavky skutečně splňoval, byl dostatečně uživatelsky jednoduchý a bylo možné jej přizpůsobit specifickým požadavkům ČNB.

Řešení: Tisíce dokumentů vytvořené pomocí elektronické podpisové knihy

Centrální banka udělala podstatný krok od papírových dokumentů k elektronickým. V některých odděleních se už prakticky nepoužívá ruční podpis.

Zaměstnanci mají k dispozici nástroj, který přesně odpovídá podpisové knize, na kterou byli zvyklí. Tento nástroj umožňuje:

  • připojit k dokumentu elektronický podpis a poslat kolegovi k dalšímu podpisu,
  • přidávat k témuž dokumentu neomezený počet podpisů,
  • opatřit dokument elektronickým časovým razítkem,
  • podepsat celou složku naráz,
  • podepsat pouze vybrané dokumenty ze seznamu,
  • zobrazit údaje o předešlých elektronických podpisech,
  • převést dokument z jakéhokoliv formátu do PDF/A.

Zároveň s podepisováním je automaticky vytvářena podpisová kniha.

Vím, že když potřebuji změnu, prostě zavolám do Software602 a tam to provedou obratem...

Do května 2010 bylo datovou schránkou odesláno 3 900 dokumentů vytvořených pomocí tohoto nástroje. Kromě toho jsou právně relevantní elektronické dokumenty užívány pro vnitřní potřebu banky, zejména pro schvalování zpráv, výkazů, projektové dokumentace, interních oběžníků apod.

Dodané produkty a služby: Konverze a vícenásobné podepisování

  • Elektronická podpisová kniha. Jedná se o inteligentní formulář 602XML, který umožňuje přidat další podpis k neomezenému počtu elektronických dokumentů a poté tyto dokumenty odeslat k dalšímu podpisu nebo archivaci. Zároveň s tím jsou automaticky vytvářeny záznamy o podepisování.
  • Nástroj pro konverzi dokumentů Print2PDF
  • Bezplatná aplikace pro práci s inteligentním formulářem 602XML Filler
  • Konzultace a podpora

Hodnocení: Uživatelsky přívětivější než jakákoliv alternativa

Po zjištění situace na trhu ČNB volila mezi produkty firem Software602 a Adobe. Pro první možnost se rozhodla zejména kvůli ochotě přizpůsobit nástroj specifickým požadavkům banky a uživatelské přívětivosti.
Náměstek ředitele sekce IT v ČNB Ing. Milan Zirnsák shrnul hlavní přínosy takto.
•    Rychlá a bezproblémová implementace. Nasazení nástroje, včetně zaškolení uživatelů, netrvalo více než dva týdny.
•    Standardizované řešení pro neomezený počet podpisů
•    Flexibilní workflow. Podepsané dokumenty je možné poslat do dalšího oběhu emailem nebo pomocí specializovaného systému.
•    Źádné nároky na formát a obsah zpracovávaných dokumentů. Nástroj převádí do PDF a podepisuje dokumenty vytvořené v jakémkoliv formátu používaném ČNB.
•    Nulové nároky na integraci  s dalšími IS. Nástroj byl tak připraven, že nebylo třeba řešit žádné integrační záležitosti.

„Je pro nás důležité, že i kdyby došlo k dalším změnám v legislativě, budeme se umět přizpůsobit. Vím, že když potřebuji změnu, prostě zavolám do Software602 a tam to provedou obratem,“ uzavřel Ing. Milan Zirnsák hodnocení projektu ve svém vystoupení na semináři o elektronických dokumentech v květnu 2010.

Mohlo by vás zajímat