Formulářová spisová služba je tady!

Pro někoho je spisová služba především sledem paragrafů, kterým úřad musí vyhovět. Jiným jde především o efektivní a přehlednou práci s dokumenty – zákon je pak chápán spíše jako nástroj, jehož cílem je zpřesnit procesy a zajistit dodržování standardů. Firma  Software602 se ke spisové službě dostala z té druhé strany. Řadu let pomáhala mnoha úřadům zefektivnit práci a postupně vyvinula všechno, co legislativa od spisové služby vyžaduje. Vznikl tak systém, který nejen pokrývá všechny požadavky zákona, ale umí i spoustu věcí navíc.  Základním rysem zůstává praktičnost, užitečnost a snadné ovládání. Podrobnější informace o formulářové spisové službě najdete zde.

Ti, jejichž organizace nejsou „pod spisovou službou“,  mohou zmíněnému informačnímu systému říkat třeba univerzální manažer dokumentů a procesů. Bylo by to označení stejně výstižné. A asi nepřekvapí, že některé moduly už za sebou mají desítky nasazení v komerčním sektoru. Nicméně pro naše účely se přidržíme označení formulářová spisová služba.

Jejím srdcem je Software602 Form Server, univerzální nástroj pro řízení oběhu dokumentů v organizaci. A nejen v organizaci. Do oběhu je možné zařadit externího spolupracovníka nebo třeba vystavit formuláře na internetovou stránku a umožnit návštěvníkům, aby iniciovali proces.

Vedle „povinných“ požadavků funguje formulářová spisová služba i jako univerzální prostředí pro elektronizaci interních procesů. Inteligentní formuláře s oběhem pro pokrytí nejčastěji využívaných agend  jsou součástí úvodní dodávky, nicméně správce systému může pokrývat neomezený počet dalších procesů.

Jedním z klíčových modulů je Podatelna /výpravna. Ten zajišťuje zpracování dokumentů na vstupu a jejich odesílání, napříč všemi kanály. Řeší takové záležitosti jako ukládání zpráv v korektním formátu, vytvoření záznamu o převzetí, odeslání automatické odpovědi, přidělení jednacího čísla nebo označení dokumentu… až do procesního bodu, kdy konkrétní zaměstnanec potvrdí, že dokument převzal a začíná se jím zabývat.

...archivace prováděná takovým způsobem, že každý dokument je snadno k nalezení, že jsou pečlivě řízena přístupová práva a že v uložených dokumentech není možné provádět jiné změny, než dodání doručenky.

Další významnou oblastí funkcí je ověřování pravosti elektronických dokumentů, připojování časového razítka, převod do PDF/A, podpora konverze v prostředí Czech POINT@office a vše, co s tím souvisí.

Ke korektnímu zacházení s dokumenty patří i korektní archivace. Tedy archivace prováděná takovým způsobem, že každý dokument je snadno k nalezení, že jsou pečlivě řízena přístupová práva a že v uložených dokumentech není možné provádět jiné změny, než dodání doručenky.  V rámci formulářové spisové služby k tomu slouží archivní úložiště.

Dalším podstatným bodem je skartace. I zde platí, že každá organizace v jakémkoliv sektoru potřebuje mít jasno v tom, které dokumenty uchovávat, jak dlouho a co s nimi provést potom. Proto jsou dokumentům a spisům přidělovány příznaky, z nichž vyplývá, kdy a za jakých okolností mohou být skartovány. Pro organizace veřejné správy je tato oblast zvlášť náročná a vyžaduje řadu specifických činností , počínaje vedením skartačních plánů přes převod do formátu požadovaných vyhláškami ministerstva vnitra až po komunikaci s Národním archivem (pochopitelně opět ve speciálních formátech).  Formulářová spisová služba poskytuje odpovídající funkce.

Vedle těchto „povinných“ požadavků funguje formulářová spisová služba i jako univerzální prostředí pro elektronizaci interních procesů. Inteligentní formuláře s oběhem pro pokrytí nejčastěji využívaných agend (schvalování faktur, vyúčtování služebních cest, nákupy apod.) jsou součástí úvodní dodávky, nicméně správce systému může pokrývat neomezený počet dalších procesů. Lze tak očekávat, že v mnoha úřadech bude spisová služba plnit i úlohu některých agendových systémů. Ostatně, v komerčním sektoru se tak už děje – po řešení oběhu dokumentů podnik přichází na řadu vytváření provozních deníků technických zařízení, vyřizování stížností nebo třeba plánování výroby.

Mohlo by vás zajímat