Form management system – Part Two

Skutečnost, že si podnik může vlastními silami převádět listiny na elektronické dokumenty „se stejným právním účinkem“ může mít v řadě případů daleko významnější dopad na podobu administrativních procesů ve firmách, než jaký bude mít využívání datové schránky. Firmy Software602 a Novell, které dodaly technologii pro konverzi dokumentů v rámci Czech POINTu, uvedly na český trh odpovídající nástroj i pro podnikovou sféru. Je součástí komplexního řešení Form Management Systém (FMS), o jehož funkcích pro obsluhu podnikové datové schránky jsme informovali v srpnovém čísle.

Převést originál dokumentu z listinné do elektronické podoby je možné cestou autorizované konverze, kterou provádějí kontaktní místa Czech POINTu. To je základní řešení, které pokrývá potřeby občanů a menších firem. Pro podnik, který chce převádět tisíce dokumentů, však příliš praktické není, z hlediska finančního ani procesního. Proto legislativa počítá ještě s další možností.

…takový dokument neztrácí platnost ani poté, co vyprší platnost elektronického podpisu. Díky přítomnosti kvalifikovaného časového razítka. …

K čemu je to vlastně dobré?Jak říká zákon o archivnictví po novele z poloviny letošního roku, „neprokáže-li se opak“, je elektronický dokument považován za pravý, pokud splňuje tři podmínky. Za prvé, podpis platným elektronickým podpisem. Za druhé, označení kvalifikovaným časovým razítkem. Za třetí, konverzi provedla osoba, která k tomu byla v té chvíli oprávněna, tedy zmocněna například podnikovým předpisem. A vlastně bychom mohli připojit ještě čtvrtou podmínku. Pokud je elektronický dokument určen pro dlouhodobou archivaci, měl by být ve formátu PDF/A, což je speciální podmnožina formátu PDF definovaná normou ISO 19005-1:2005. Tento formát je doporučován i Národním archivem. Byl-li dokument převeden při dodržení těchto zásad, je na případném odpůrci, aby dokazoval, že elektronická verze neodpovídá papíru. Nepodaří-li se mu to, je dokument pokládán za pravý.

Je dobré připomenout, že navzdory často opakovanému tvrzení takový dokument neztrácí platnost ani poté, co vyprší platnost elektronického podpisu. To způsobuje právě přítomnost kvalifikovaného časového razítka.

K čemu to je vlastně dobré? Samozřejmě k tomu, že metry šanonů je možné nahradit paměťovým zařízením, na němž bude možné snadno vyhledávat, řídit přístupy uživatelů a jejich práva, vše zálohovat – prostě využívat výhod elektronizace. Ale nejde jen o archivy. Elektronický dokument je možné také připojit jako přílohu k žádosti vložené do datové schránky. Nebo jej prostě poslat e-mailem. Nebo využít v interních schvalovacích procesech.

V praxi může konverze vypadat tak, že do firmy přijde papír, příslušná pracovnice jej oskenuje, opatří podpisem a časovým razítkem a takto vzniklý dokument uloží do elektronického archivu nebo pošle do schvalovacího kolečka. FMS umožňuje do této činnosti zavést velkou míru automatizace. Třeba tak, že skener ukládá obrázky listin do nějakého adresáře, kde je systém opatřuje podpisem oprávněné osoby a časovým razítkem.

Pokud k převáděným listinám existují texty či tabulky, jejichž vytištěním tyto listiny vznikly, je možné uskutečnit jeden obrovský dávkový převod.

Když dokumenty převádí automatJeště jednodušší je situace, pokud k převáděným listinám existují texty či tabulky, jejichž vytištěním tyto listiny vznikly. Potom je možné uskutečnit jeden obrovský dávkový převod. Podobný tomu, jaký provedli v České školní inspekci, kde řešili jiný problém, ale využili stejnou funkci. Během 48 hodin převedli veškeré archivy inspekčních zpráv. (případovou studii najdete zde)

U nově vznikajících dokumentů je pochopitelně snadnější neřešit převod, ale rovnou vytvořit elektronický originál. FMS v takovém případě umožňuje převést text, tabulku, prezentaci či jiný dokument do formátu PDF, zapečetit elektronickým podpisem a orazit časovým razítkem. Takových podpisů může být na jednom dokumentu několik (každý s vlastním časovým razítkem), třeba v případě, kdy za firmu jedná více členů statutárního orgánu.
Zkrátka, převod listin do elektronických dokumentů může být mnohem méně náročný, než by bylo možné na první pohled čekat. Ale jedna věc je mít takové dokumenty a druhá věc je smysluplně s nimi pracovat. Proto je součástí FMS také řízený elektronický oběh dokumentu, odesílání datovou schránkou, správa uživatelských práv a identit uživatelů obecně… prostě vše potřebné k tomu, aby administrativní činnosti byly rychlejší, méně náročné a méně náchylné k chybám.

Mohlo by vás zajímat