Elektronizace životních situací a interních procesů magistrátu okresního města

Schopnost schválit příchozí fakturu za jediný den, urychlení některých procesů z měsíců na řádově týden a usnadnění komunikace s úřadem pro občany. Tak by bylo možné shrnout hlavní přínosy nasazení formulářového řešení Software602 na Magistrátě města Děčín.
Zákazník: Ambiciózní okresní město

Děčín je okresní a statutární město s 50 000 obyvateli. Magistrát poskytuje některé funkce státní správy (rozšířená působnost) občanům žijícím v dalších desítkách měst a obcí na území asi 500 kilometrů čtverečních.

Magistrát má asi 300 zaměstnanců. Centrem informatiky úřadu je ekonomický systém Vera R@dnice a spisová služba T-MAPY významně upravená podle speciálních požadavků úřadu.

Město Děčín je vyhlášené zajímavými projekty a technologickou pokročilostí. Bylo  - mimo jiné – oceněno Zlatým erbem za nejlepší elektronické služby a jako jeden z mála subjektů veřejné správy uspělo v soutěži projekt roku vyhlášené sdružením IT manažerů CACIO.

Původní situace: Nízká efektivita a nedostatečné služby občanům

V Děčíně je realizován dlouhodobý program zefektivňování činnosti úřadu magistrátu a rozvoje informačních technologií. V rámci tohoto programu jsou postupně pokrývány různé oblasti interních procesů úřadu, komunikace s občany i podpora dalších subjektů na území rozšířené působnosti.

Tento program je rozdělen do řady dílčích projektů, často financovaných strukturálními fondy EU.

Obrovskou výhodou formulářových technologií je, že uživatel dostává na obrazovku to, na co byl zvyklý na papíře. To je obrovský rozdíl proti práci s  aplikacemi, které řeší nějakou agendu pomocí vlastního rozhraní.

Mezi požadavky, které byly rámci programu řešeny, byly i následující:

  • Elektronizace a automatizace některých interních procesů úřadu. Tyto procesy byly původně pokryty oběhem papírů, což se ukazovalo jako neefektivní a náchylné k chybám.
  • Elektronická komunikace s občany a podnikateli, která bude splňovat následující kritéria:

- bude pro uživatele snadná a pohodlná.  Nebude vyžadovat, aby se učili ovládat novou technologii;
- budou ji moci využívat i ti, kdo nejsou vybaveni elektronickým podpisem;
- bude snižovat chybovost a eliminovat mechanické přepisování.

Pro Děčín to znamenalo, že nebudou muset vytvářet nové formuláře, ale mohou využít nebo přizpůsobit podobné formuláře jiných měst.

Bylo zřejmé, že formuláře ve statickém PDF nebo DOC tyto požadavky nesplňují. Proto byly zvažovány interaktivní PDF formuláře, ale brzy se ukázalo, že finanční náročnost jejich nasazení by přesahovala možnosti města.

Po nasazení řešení: Elektronické životní situace

Na internetové stránce děčínského magistrátu je v současné době k dispozici několik desítek formulářů různých životních situací (zejména dopravní a stavební agenda).
Uživatel má možnost si tyto formuláře stáhnout do svého počítače a postupně je vyplňovat, případně k nim přikládat přílohy. Z hlediska uživatele se formulář jeví jako interaktivní obdoba tiskopisu vybavená kontextovou nápovědou, automatickým doplňováním obsahu polí atd.

Po vyplnění může občan odeslat formulář několika kanály:

  • datovou schránkou (formulář je přímo integrován s informačním systémem datových schránek),
  • do elektronické podatelny s připojením uznávaného elektronického podpisu,
  • odeslání dat a jejich pozdější doplnění o papírový dokument.

Ve všech případech platí, že magistrát dostává pouze úplně a správně vyplněná podání a data připravená ke strojovému zpracování.

Po nasazení řešení: Elektronické procesy v rámci Portálu úředníka

Některé interní schvalovací procesy jsou pokryté inteligentními formuláři přístupnými v rámci tzv. portálu úředníka. Jedná se například o:

  • požadavky na školení, jejich schvalování, hodnocení školení atd.,cestovní příkaz,
  • schvalování příchozích faktur,
  • nepřítomnost na pracovišti,
  • popis veřejné zakázky,
  • žádost o výpis z CzechPOINTu,
  • hlášenka změn

Formulářové řešení je provozováno z technologického centra, které děčínský magistrát vybudoval pro potřeby vlastní i dalších úřadů.

Pravidla pro oběh zadávají IT experti magistrátu. Formuláře zpočátku
vytvářeli specialisté Software602, ale i tuto činnost postupně přebírá
magistrát.

Průběh projektu: Společný tým a postupné předávání kompetencí

Rozhodnutí pro technologii Software602 bylo přijato, mimo jiné, na základě zkušeností, která s nimi udělala jiná česká a moravská města v rámci projektu Podaná ruka, kdy několik desítek úřadů nasadilo inteligentní formuláře životních situací. Pro Děčín to znamenalo, že nebudou muset vytvářet nové formuláře, ale mohou využít nebo přizpůsobit podobné formuláře jiných měst.

První nasazení pokrylo sběr dotazníků spokojenosti občanů. Reakce obyvatel jednoznačně potvrdila, že formulářová technologie Software602 je krok správným směrem.

Interní i externí formuláře jsou vytvářeny a nasazovány postupně. U interních je zapotřebí vyřešit nejen samotný formulář, ale také pravidla pro oběh. To vše provádí společný tým děčínského magistrátu a Software602 s využitím metodiky Try&Improve. Pravidla pro oběh zadávají IT experti magistrátu. Formuláře zpočátku vytvářeli specialisté Software602, ale i tuto činnost postupně přebírá magistrát.

Hodnocení: Úspora za papír, optimalizace a urychlení procesů

„Inteligentní formuláře nám umožňují nejen ušetřit za papír, ale především optimalizovat a urychlit procesy,“ uvedl IT manažer magistrátu Tomáš Kejzlar v rozhovoru pro server www.bezpapiru.cz. „Dá se to ukázat na příkladu procesu, v rámci něhož se úředníci seznamují se směrnicemi, předpisy a sbírkami zákonů. Původně vše probíhalo v papírové podobě. Vytiskli jsme tzv. oběžník a ten postupně oběhl celý úřad a úředníci museli podepsat, že s jeho obsahem seznámili. Trvalo to v extrémním případě až tři čtvrtě roku. Elektronicky je to otázka pár dnů, protože vše běží paralelně.

Obrovskou výhodou formulářových technologií je, že uživatel dostává na obrazovku to, na co byl zvyklý na papíře. Jen místo podpisu musí kliknout na tlačítko elektronického podpisu. Technologie mu proto není tak cizí. To je obrovský rozdíl proti práci s  aplikacemi, které řeší nějakou agendu pomocí vlastního rozhraní.

Praxe potvrdila, že formulářové řešení Software602 odpovídá našim potřebám a že rozhodnutí pro tuto technologii bylo správné. “

"Informatik by se neměl stát údržbářem technologií."  Obsáhlejší rozhovor s Jiřím Kejzlarem najdete zde.

Mohlo by vás zajímat