Elektronická komunikace s občany v Mohelnici a okolí

Příklad města Mohelnice ukazuje, že – pokud se postupuje promyšleně – je možné uplatnit veškeré výhody pokročilé elektronické komunikace i ve venkovském horském okrese, kde lidé nejsou vybaveni elektronickými podpisy. Řešení, které se v Mohelnici osvědčilo, je v současné době nasazováno v řadě dalších měst a má se stát jedním z nosných prvků komunikace české samosprávy s občany.

ZÁKAZNÍK

Město Mohelnice leží v Olomouckém kraji a má asi 10 000 obyvatel. Městský úřad má 80 zaměstnanců. Kromě běžných funkcí samosprávy je úřad pověřen i výkonem státní správy v regionu (celkem 19 000 lidí).

Úředník musel občana opakovaně kontaktovat, žádost o doplnění, vysvětlovat, jak vyplnit kterou kolonku..

SITUACE PŘED ZAHÁJENÍM PROJEKTU

Pokud chtěl občan vyřídit něco na úřadě, postupovalo se v Mohelnici stejně jako kdekoliv jinde. To znamená, že občan si došel pro na úřad pro potřebný formulář nebo si jej stáhl z internetu a vytiskl. Pak jej vyplnil a odnesl na úřad. Při projednávání záležitosti se často ukázalo, že formulář nebyl správně vyplněn, chybí nějaká příloha apod. Občan tedy musel na úřad dojít několikrát, absolvovat jednání a úředníky a podání doplňovat.

Tento postup byl zdlouhavý a frustrující nejen pro občany, ale i pro zaměstnance úřadu. Úředník dostal podání, které nebylo v pořádku, musel občana opakovaně kontaktovat, žádost o doplnění, vysvětlovat, jak vyplnit kterou kolonku apod., což snižovalo efektivitu práce. Další čas ztráceli úředníci přepisováním dat z papírových dokumentů do systému.

Rychlejšímu postupu k elektronizaci bránilo to, že naprostá většina lidí v regionu nemá elektronický podpis a nechce se učit ovládat složitější aplikace.

...může občan na internetu sledovat, v jaké fázi zpracování se momentálně nachází jeho podání.

SITUACE PO NASAZENÍ ŘEŠENÍ

Na internetové stránce města jsou k dispozici inteligentní formuláře 602XML, které si občan může stáhnout do svého počítače – na obrazovce je přesné zobrazení papírových dokumentů. Rozdíl je v tom, že inteligentní formulář kontroluje správnost, upozorňuje na kolonky, které mají být vyplněny, poskytuje kontextovou nápovědu, některé položky dopočítává apod.

Občan postupně vyplňuje inteligentní formulář a po dokončení posílá podání na úřad (přes webovou službu – takže jediným kliknutím). Na úřadě podání začnou řešit, a když je jisté, že je vše správně a mají všechny potřebné přílohy, pozvou občana (e-mailem nebo telefonem). Občan přijde a na úřadě už je připraven papírový výtisk žádosti k podpisu, případně s sebou vezme chybějící přílohu.

Od okamžiku odeslání může občan na internetu sledovat, v jaké fázi zpracování se momentálně nachází jeho podání.

Ti, kdo mají zpočátku z technologie obavu, mohou inteligentní formuláře vyplnit na terminálu v budově úřadu, kde jim zaměstnanci poskytnou potřebnou podporu.

Data, která občané vyplní do inteligentních formulářů, jsou automaticky načtena do interních aplikací úřadů, takže mizí přepisování. Ještě větší výhodou je ale to, že v podáních je minimum chyb, navíc je velmi snadné chyby opravit.

DODANÉ PRODUKTY A SLUŽBY

•    Sada inteligentních formulářů 602XML
•    Aplikace pro vytváření formulářů 602XML Designer
•    Aplikace pro publikování a řízení oběhu formulářů 602XML Form Server
•    Bezplatná aplikace pro vyplňování formulářů 602XML Filler

PRŮBĚH PROJEKTU A HODNOCENÍ

Realizace projektu trvala několik měsíců. První část řešení byla uvedena do živého provozu 1. dubna 2008. Jednalo se o 55 formulářů pokrývajících následující oblasti:

•    Dopravní agenda (prohlášené o ztrátě ŘP, žádost o schválení technické způsobilosti vozidla apod.)
•    Sociální agenda (žádosti o poskytnutí různých příspěvků apod.)
•    Stavební agenda (ohlášení stavby, žádost o stavební povolení apod.)
•    Živnostenský úřad (žádosti o vydání ŽL pro fyzické i právnické osoby apod.)
•    Životní prostředí (žádost o povolení k vypouštění odpadních vod, výkazy vlastníků lesa apod.)

Zkušenosti z prvních měsíců provozu jsou natolik pozitivní, že mohelnické řešení získalo první místo v soutěži Chytrý úřad organizované nakladatelstvím IDG. Úspěch v Mohelnici ale především potvrdil správnost této koncepce a fungoval tak i jako pilotní projekt pro samosprávu v České republice. Přibližně desítka dalších měst stejné řešení v současné době nasazuje.

Rozhovor s tajemníkem města Mohelnice najdete zde.

Formuláře nasazené v Mohelnici najdete zde.

Mohlo by vás zajímat