Důvěryhodné elektronické dokumenty ve firmě i domácnosti

Martin Vondrouš, ředitel divize Long-Term Docs ve společnosti Software602, publikoval na svém blogu v rámci serveru www.iHned.cz další dvojici článků. Odpovídá v nich na otázku, kterou si kladou mnozí experti a manažeři. Jestliže postupně přecházíme od listin k digitálním dokumentům ve firmě, proč neprovést totéž i doma?

Pochopitelně, i v domácnosti je zapotřebí dokumenty třídit, správně ukládat a správně ošetřovat. A právě tady se ukazuje další zajímavý aspekt práce s důvěryhodnými elektronickými dokumenty – vše lze nastavit tak, aby veškeré úkony bez problémů zvládla běžná žena v domácnosti.
Ostatně, z rad hospodyňky příspěvky Martina Vondrouše vychází. Základem jsou totiž praktické rady blogu Just a girl americké matky dvou dětí, která píše pod přezdívkou Abby ( více zde). Věnuje se nejrůznějším aspektům vedení domácnosti – včetně práce s dokumenty. Vychází ze situace, kdy je spousta dokumentů nastrkána v šanonech a krabicích, které všude překáží, ale když potřebujete najít čtyři roky starou pojišťovací smlouvu, zjistíte, že právě ona není nikde k nalezení. A také počítá s tím, že domácnost nemá žádné mimořádné technologické vybavení. V podstatě stačí starší skener nebo tablet s vestavěným fotoaparátem.

Martin Vondrouš praktické rady doplnil o české reálie, kde jen málokterá rodina bude využívat placenou verzi aplikace Evernote a kde je zapotřebí pokrýt i datové zprávy. Rady pro bezpapírovou domácnost jsou rozděleny do dvou dílů. První radí, jak si poradit s tím, co v krabicích a šanonech a jak se dostat do stavu, kdy bude vše k dispozici elektronicky, ve správném formátu a dohledatelné na jedno či dvě kliknutí. Některé dokumenty bude zapotřebí nadále uchovávat v listinné podobě, ale téměř jistě se ukáže, že k tomu stačí jedny docela útlé desky. To vše si můžete přečíst zde.

Druhý díl řeší průběžné zpracování příchozích dokumentů tak, aby se nic neztratilo, na nic nezapomnělo, vše bylo ofoceno, uloženo správným způsobem a bez problémů dohledatelné. Připouští, že to vyžaduje určité návyky a důslednost, nicméně obrovským pokrokem je už jen to, že si správně nastavíte pořadač a správně se rozhodnete, kam které dokumenty ukládat. Text najdete zde.
Nicméně ať se jedná o dokumenty nově přišlé nebo již uložené, vždy platí, že mohou být rozděleny do několika kategorií.

  • zbytečné papíry, co se měly již dávno zahodit (jenže kdo by probíral a aktualizoval staré šanony),
  • záležitosti, které jsou důležité, ale na dokumentech není razítko, podpis ani jiný znak. Tam je možné listinu naskenovat, převést do PDF/A (v jiných formátech riskujete, že za pár let nebude možné sken zobrazit) a papír zahodit.
  • dokumenty s právním účinkem, které přišly elektronickou cestou, tedy nejčastěji datové zprávy. Pokud si neplatíte datový trezor, je zapotřebí je uložit i s elektronickou „obálkou“ a nejpozději do pěti let začít ošetřovat podle norem pro dlouhodobé uchovávání. K tomu lze využít automatizovanou službu Long-Term Docs. Totéž platí také o dokumentech (zatím v životě domácnosti poměrně řídkým), které chodí e-mailem s elektronickým podpisem.
  • a pak jsou dokumenty, kde jsou podpis či razítko tak důležité, že se je zapotřebí uchovávat papír. Právě u nich ale platí, že (pokud nechcete platit na Czech POINTu 30 korun za stránku) je užitečné mít i dobře dostupný sken opatřený elektronickým podpisem i časovým razítkem a ošetřeným podle norem pro dlouhodobé uchovávání. Pokud by se po letech papír přece jen ztratil nebo byl zničen, budete ještě hodně rádi za elektronickou verzi, u které můžete jasně prokázat, kdy byla vytvořena a že v ní nebyly provedeny změny.

To vše může vypadat poněkud komplikovaně, ale může být zajištěno dodržováním několika jednoduchých pravidel a využitím automatizované služby vytváření a dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů.
Což vlastně vede k obrácené otázce. Je-li vše tak jednoduché, že to zvládne běžná hospodyňka vybavená tabletem, proč některé firmy pořád ještě vytvářejí stohy papírů a metry šanonů?

Mohlo by vás zajímat