Dušan Janoušek: Špatné dodavatele nestrpíme!

Ing. Dušan Janoušek je IT manažerem Import VOLKSWAGEN Group, což je výhradní dovozce značek Audi, VOLKSWAGEN a Seat do České republiky.Firma zaměstnává více než 100 lidí. Inteligentní formuláře 602XML používá od roku 2009 a postupně jimi pokrývá procesy personální a finanční agendy.


Když klesají prodeje, v mnoha firmách se snižují rozpočty na IT a zastavuje se řada aktivit. V IVG se naopak realizují rozvojové projekty. Jak se Vám daří nové projekty prosazovat?

Vedení společnosti chápe, že zastavení projektů by neušetřilo peníze, ale že nám IT naopak snižuje provozní náklady. Proto jsme nasadili inteligentní formuláře, připravujeme implementaci DMS (document management system) a pracujeme i na optimalizaci tisku.

Funguje to? Daří se vám provozní náklady snižovat tak, aby to odpovídalo investicím do IT?

Ano, daří. Ale není to jen záležitost IT. V úzké spolupráci s finančním controllingem nejprve pečlivě analyzujeme očekávané náklady, úspory a návratnost. Teprve v případě pozitivního výsledku je rozhodnuto o realizaci projektu.

Vedení společnosti chápe, že zastavení projektů by neušetřilo peníze, ale že nám IT naopak snižuje provozní náklady. Proto jsme nasadili inteligentní formuláře…

Jedním z hlavních směrů rozvoje je elektronizace. Předpokládáte, že na konci toho bude bezpapírová kancelář?

Naším cílem je používání papíru zredukovat, nikoliv zcela odstranit. Je přitom důležité vidět, že zdaleka ne vše lze vyřešit technologiemi. Jedná se o oblast, kde není možné dosáhnout úspěchu bez podpory uživatelů, už proto, že nové technologie od nich vyžadují více znalostí.
I proto je důležité, aby se přechod z listinné do elektronické formy dokumentů děl postupně. V loňském roce jsme nahradili nejčastěji používané interní formuláře a zprovoznili řešení pro obsluhu datové schránky, letos přijde na řadu DMS. DMS bude v první fázi pokrývat oběh doručených faktur, potom objednávkový systém a v návaznosti na tyto agendy pak controllingové moduly, které umožní přesněji sledovat čerpání rozpočtu.

Máme už jasno i o technologii, kterou k vybudování DMS využijeme. Jsou jí inteligentní formuláře 602XML.

Jak jste se k inteligentním formulářům 602XML dostal?

Před třemi lety jsme vybírali technologii, která měla být původně určena pro vybudování importérského systému. Věděli jsme, že potřebujeme nástroj, který nám umožní definovat podnikové procesy, aniž bychom byli nuceni programovat. Posoudili jsme nabídky SAP, Microsoftu i jednoho dodavatele zaměřeného na biz talk. Ale žádné z těch řešení neodpovídalo bezezbytku našim potřebám.  Potom jsme se společně s kolegyněmi z finančního controllingu zúčastnili semináře, na kterém pan Drahovzal představil technologii 602XML. Velmi rychle jsme dospěli k názoru, že je právě tím, co hledáme.

A další krok?

Dalším krokem bylo nasazení této technologie. Rychle jsme si na ni zvykli a já jsem byl po pár školeních schopen vytvořit formulář a vytvořit k němu i back-end. Výhodou je, že nejste závislý na platformě a nemusíte znát konkrétní programovací jazyk.

V čem jsou ty inteligentní formuláře lepší než jiné produkty?

Dobře se s nimi pracuje. Mohu například vytvořit formulář, aniž bych se kvůli tomu musel učit flash a webové prezentace. Další výhodou je, že se jedná o produkt postavený na světových standardech. XML, x-path, podpora Linuxu, možnost integrace do většiny webových prohlížečů, respektování internetových standardů…to je velká výhoda proti technologiím jediného výrobce.  Další výhodou je obrovská flexibilita této technologie, ke které ještě přispívá přístup společnosti Software602.  Jsou schopni přidat do produktu další funkce, pokud se ukáže, že je potřebujeme. To už jsme využili při přípravě DMS systému.

Kromě toho všeho hraje roli příznivá cena.

Posoudili jsme nabídky SAP, Microsoftu i jednoho dodavatele zaměřeného na biz talk. Ale žádné z těch řešení neodpovídalo bezezbytku našim potřebám.

Zmínil jste úmysl využít 602XML i pro vybudování DMS. Jak bude váš systém pro správu dokumentů vypadat?

Řešení bude obsahovat ePodatelnu, schvalovací část a archivaci. V první fázi se budeme soustředit na zpracování došlých faktur. Tato část by měla být uvedena do rutinního provozu k 30. červnu letošního roku. Pokud se řešení osvědčí, budeme pokračovat oběhem smluv a příchozími dopisy.

A další záměry s inteligentními formuláři?

Zamýšlíme rozběhnout Form Server i pro dealery. Uživatelům v IVG bychom chtěli umožnit, aby si mohli sami vytvářet vlastní vzory dokumentů, například různé oběžníky nebo třeba pozvánky na akce.

To znamená, že i třeba běžná asistentka by mohla vytvářet formuláře?

Přesně tak.  Když jsme 602XML začali před dvěma lety využívat, poměrně často přicházely nové verze a dokumentace nebyla vždy v pořádku. To se hodně zlepšilo, takže dnes pokládám za možné zpřístupnit vytváření formulářů i technicky méně pokročilým uživatelům. Chtěli bychom k tomu využít Designer Express, tedy zjednodušený formulářový designer.

Jaká je 602 jako dodavatel?

Špatné dodavatele nestrpím! A se Software602 pracujeme už více než dva roky. To není třeba dále komentovat. Nemám žádné výtky.

Co byste doporučil těm, kdo jsou teprve na začátku nasazování formulářového řešení?

Doporučil bych instalovat celý produktový balíček, tedy nejen 602XML Designer, ale i 602XML Form Server. To umožní vytvářet formuláře a zároveň také řešit jejich oběh.

Mohlo by vás zajímat