Dokumentace, digitalizace a bezpečnost

Digitalizace dokumentů, bezpečná práce s nimi a všechno, co s tím souvisí – tak by bylo možné shrnout téma panelu, který proběhl v rámci manažerského panelu konference Security 2015.

O významu tématu svědčí skutečnost, že bylo zařazeno hned za úvodní hlavní projevy (keynote speech). Programový výbor do panelu vybral tři osobnosti - představitele společnosti, která s elektronickými dokumenty s právním účinkem pracuje (Aleš Bernášek z O2), auditor (Tomáš Pluhařík z PricewaterhouseCoopers) a dodavatel technologie (Martin Vondrouš ze Software602).

Panel otevřel Tomáš Pluhařík, který připomněl, že trend směřuje jednoznačně od listin k elektronickým dokumentům. Zatímco ještě před pár lety finanční úřady vyžadovaly papíry, dnes jsou velmi otevřené elektronickým fakturám. Posouvá se i legislativa – zákon o účetnictví (původně z roku 1991) je psán primárně pro papírové doklady, zákon o DPH (původně z roku 2004) je už velmi otevřený elektronickým dokladům.

Tomáš Pluhařík se zabýval také archivací. Zdůraznil, že je kritické, aby u každého uloženého daňového i účetního doklad bylo možné při kontrole prokázat věrohodnost původu, neporušenost obsahu a zajistit čitelnost. V opačném případě hrozí pokuta až ve výši desítek procent z obratu firmy. Vyjádřil také určité rozpaky nad papírovými archivy – na jedné straně není možné doporučit skartaci papírových originálů, na druhé straně papírové archivy, kam jsou ukládány tisíce dokumentů a kde je prakticky nemožné cokoliv dohledat, také příliš nepomáhají.

Aleš Bernášek prezentoval případovou studii zavádění biometrických podpisů v O2. Biometrické podpisy umožnily, aby byly smlouvy na prodejnách vytvářeny pouze v elektronické podobě, což ušetří miliony vytištěných stránek a zkrátí dobu potřebnou pro zpracování smlouvy na zlomek času.

Ředitel divize Long-Term Docs ve společnosti Software602 Martin Vondrouš se věnoval novému evropskému nařízení eIDAS. V klíčové části své prezentace se soustředil na archivaci dat a dokumentů, a zejména na to, jak si poradit se změnou pravidel (dokument je archivován před tím, než nařízení eIDAS vstoupilo v účinnost, ale jeho autenticita bude vyhodnocována již podle nových pravidel). Martin Vondrouš ukázal konkrétní úkony, které musí být provedeny a ukázal některé nástroje, které to umožňují.

Již 16. ročník konference Security 2015 se konal 18. Února v kongresovém sále pražského hotelu Clarion. Vystoupili na něm představitelé firmy jako Google, IBM, ČEZ či ČSOB, právníci a představitelé univerzitní sféry.

Mohlo by vás zajímat