Dokument jde do světa

Každý z nás ví co dělat s papírovým dokumentem, který opouští naši firmu. Sice zpravidla nepoužíváme slova jako “čitelnost” nebo “věrohodnost původu”, ale chováme se, jako bychom je dobře znali, uvádí ředitel divize Long-Term Docs ve společnosti Software602 na svém nedávno zřízeném blogu v rámci serveru iHned.

Jak píše, i málo zkušená asistentka ví, jak důležité dokumenty vytvářet a jak se o ně starat. Tiskneme na kvalitních tiskárnách, kde barva nevybledne, podepisujeme, připojujeme razítka, spojujeme šňůrkami, občas i voláme notáře, aby nám ověřil podpis.

Představa, že bychom své prohlášení o bezdlužnosti, daňové přiznání, smlouvu, či jiný dokument takto nevybavili, je nemyslitelná. A to ze dvou důvodů:

  • chráníme sebe před tím, že by někdo jiný vytvářel dokumenty naším jménem nebo před tím, že by naše dokumenty upravil a poté šířil dál,
  • umožňujeme příjemci získat dostatečnou míru jistoty, že dokument opravdu přišel od nás a že nikdo neměnil jeho obsah. Ostatně, prozíravější firmy a úřady neakceptují dokumenty bez výše uvedených náležitostí (pokud se nejedná o vánoční přáníčko, oznámení o změně adresy či jinou záležitost s minimálním právním dopadem.
  • Když ale dojde na elektronický dokument, často jde veškerá opatrnost stranou. Stačí připomenout, jak často dostáváme faktury nebo objednávky v editovatelném formátu (word, excel či třeba zápis v těle mailu). V lepším případě provádíme konverzi do formátu PDF. Tím dosáhneme toho, že dokument bude možné bez problémů zobrazit (pokud ho nechce příjemce uchovávat delší dobu nebo jej neposíláme do ciziny) a zkomplikujeme práci tomu, kdo by chtěl v dokumentu provést změnu. Ale o přijatelné ochraně nemůže být řeči. Nikdy nebude možné prokázat, kdo takový dokument vytvořil. A nebude možné ani spolehlivě určit, zda v něm někdo třetí neprovedl změnu (co třeba jiné číslo účtu nebo vymazání důležitého ustanovení ze smlouvy?).

Přitom by stačilo docela málo, připomíná Martin Vondrouš. Provést pár úkonů, které by dokument chránily obdobným způsobem, jakým běžně chráníme listiny. Zbavili bychom tak zbytečných rizik sebe i své partnery, kterým dokumenty posíláme.

Pokud je dokument správně vytvořen, je jednoduché jej archivovat tak, aby bylo možné ověřit, kdo byl jeho původcem a že nedošlo ke změně obsahu i zajistit bezproblémové zobrazování tak dlouho, dokud bude dokument někdo potřebovat (po celou dobu životního cyklu, tedy až do skartace).

Další část textu se týká služby Long-Term Docs, která vytváření korektních dokumentů a péči o ně automatizuje. O té si můžete podrobněji přečíst zde.

Jak vypadají elektronické dokumenty, které odcházejí do světa z vaší firmy? Jaká rizika tím vznikají pro vás a pro vaše partnery? Určitě by bylo dobré řešit záležitost dříve, než se některé z těch rizik naplní. Tím spíš, že správné vytvoření dokumentu je řádově korunovou záležitostí, zatímco škody mohou jít do statisíců nebo milionů.

Blog Martina Vondrouše najdete zde.

Mohlo by vás zajímat