Digitalizace procesů městského úřadu aneb jak to chodí v Poličce

Digitalizace procesů městského úřadu aneb jak to chodí v Poličce

Městský úřad Polička je obecním úřadem s rozšířenou působností. Jeho správní obvod je vymezen územím 19 obcí. V Poličce se rozhodli k elektronizaci některých svých agend, k čemuž využili řešení společnosti Software602 a.s.

Rychlost i úspory

„Celý projekt digitalizace odstartovala potřeba zjednodušit a zrychlit interní  procesy, sjednotit vstupy a výstupy a cílem bylo také nalézt možné úspory. Všechny úkoly se nám podařilo splnit, a to dokonce velmi rychle,“ říká Ondřej Votruba, vedoucí oddělení informačních technologií města Polička. Na počátku byla provedena analýza stávajícího stavu, aby nastavení procesů bylo opravdu efektivní. Díky tomu se počet kroků v oběhu dokumentů výrazně snížil a proces zjednodušil se zachováním žádaného výstupu. Každý elektronizovaný proces je jasně definovaný od jeho vytvoření až po uzavření, všechny takto nastavené procesy jsou snadno dohledatelné a mají prokazatelnou historii.

„Při tomto projektu jsme nemysleli jen na procesy a efektivitu. Věnovali jsme pozornost také tomu, aby byl uživatelsky komfortní a výstupy odpovídaly  grafickému manuálu města“ Ondřej Votruba

Nejčastěji využívané agendy

První fáze procesu elektronizace se týkala čtyř nejvyužívanějších agend úřadu – NEPŘÍTOMNOST, CESTOVNÍ PŘÍKAZ, PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA a ELEKTRONICKÁ DORUČENKA. Každá z uvedených agend přitom obsahuje celou řadu variant. Například Nepřítomnost má celkem 19 možných důvodů pro absenci (lékař, dovolená, náhradní volno, služební pochůzka a další). Cestovní příkaz zase řeší vše od prvotní žádosti přes schválení vedoucím až po vyúčtování mzdovou účtárnou. Elektronizace této agendy také přispěla k možnosti lepšího využití vozového parku – každý zájemce o služební cestu vidí, kdy je který vůz k dispozici. Pokud je cíl cesty stejný jako u některého z kolegů, mohou své cesty naplánovat společně. Elektronická doručenka zase umožňuje distribuovat potřebné dokumenty vybraným skupinám uživatelů.

Kromě zrychlení procesů a efektivnějšího plánování služebních cest má toto řešení i další výhody – přineslo úspory. „Ne vše se nyní musí tisknout a také již není potřeba s jednotlivými papírovými dokumenty chodit po úřadě s cílem získat  podpisy odpovědných osob. Schvalovat lze opravdu odkudkoli. Kromě uspořených papírů a tonerů do tiskáren jsme uspořili i čas, který pracovníci mohou věnovat občanům,“ doplňuje Ondřej Votruba.

„Celý proces analýzy i vlastního nasazení probíhal velmi rychle. Ze strany tajemníka městského úřadu JUDr. Břeně byly definovány konkrétní požadavky, poskytnuta maximální součinnost, a proto vše dopadlo velmi dobře. Pracovníci města se v celém systému rychle uživatelsky zorientovali a již za jeden měsíc ho mohli plně využívat,“ říká Jiří Šírek, obchodní manažer společnosti Software602.

Úspěšné nasazení 4 hlavních agend bylo prvním krokem, nikoli však posledním. Následovala ecidence smluv a jejich zveřejňování  a plánuje se aktivování dalších. O tom, že elektronizaci vzali pracovníci z Poličky vážně, svědčí i jejich vlastní návrhová iniciativa k rozhojnění elektronizace dalších agend.

Mohlo by vás zajímat