A co když zákazník trvá na papíru?

Jsou situace, kdy je z různých důvodů žádoucí, aby na konci procesu vznikl papírový dokument. Veřejná správa sice požaduje papírů méně a méně, ale stále existují zákazníci a obchodní partneři, kteří prostě chtějí držet v ruce dokument, na který jsou zvyklí. Nebo je důležité, aby mohlo proběhnout podepsání smlouvy plnícím perem na hezkém papíře. I v éře eGovernmentu zákazník rozhoduje. Takže pokud někdo vyžaduje smlouvu vyrytou do hliněné destičky, pravděpodobně ji tak dostane, o obyčejném papíru nemluvě.

Dokument je vytvořen a schvalován elektronicky, veškerá data jsou k dispozici pro další zpracování. Teprve v posledním kroku je kontrakt nebo jiný dokument vytištěn a předán protistraně.

Zkušenost ukazuje, že i v takovém případě lze s výhodou využít elektronický oběh dokumentu a schvalování elektronickými podpisy. Přinese to veškeré úspory a výhody elektronizace procesu – rychlost, méně času stráveného administrativou, minimum chyb, jistota dodržení předpisů, centrální přehled, automatické hlídání termínu atd. Dokument je vytvořen a schvalován elektronicky, veškerá data jsou k dispozici pro další zpracování. Teprve v posledním kroku je kontrakt nebo jiný dokument vytištěn a předán protistraně.

Jednou z organizací, kde takové uspořádání již dlouho a úspěšně funguje, je cestovní kancelář Blue Style. Řeší tak veškerou přípravu smluv se středomořskými hotely. Od vyplnění základního formuláře o nabídce zařízení až po e-mailové oznámení, že kontrakt byl schválen, vytištění na pěkný papír a odeslání poštou.

V Národním institutu pro další vzdělávání proces usnadnili tak, že elektronický podpis ředitele je zároveň zmocněním pro referenta, aby smlouvu v zastoupení organizace podepsal.

A další využívají jednotného elektronického zpracování dokumentů. V posledním kroku se pak rozhoduje podle konkrétního zákazníka – někdo dostane elektronickou verzi a někdo papír. To je třeba případ OP Prostějov nebo JAP Trading.

Mohlo by vás zajímat