Co budou podniky potřebovat k práci s datovými schránkami

Business World, duben 2009

Datové schránky konečně začínají vzbuzovat zájem nejen úřadů, ale i podnikové veřejnosti, a tento zájem v následujících měsících poroste. Je nesporné, že přínosy jejich zavedení budou převažovat. Ale v tom by nemělo zaniknout, že podniky budou nuceny naučit se některé nové věci, dá jim to určitou práci a bude je to stát nějaké peníze.

Na úvod jen stručné připomenutí, o co jde. Prvního července letošního roku vstoupí v účinnost zákon o eGovernmentu (300/2008 Sb.), který přinese řadu změn. Bude k nim patřit i to, že všem podnikům budou zřízeny datové schránky a že jim úřady přestanou posílat doporučené dopisy. Místo nich budou do datové schránky vkládány elektronické originály dokumentů. Podnik bude mít na výběr, zda posílat úřadům doporučené dopisy nebo používat jejich datové schránky.

Firma, která chce komunikaci prostřednictvím datové schránky zvládnout (což není volba, ale nutnost), musí vyřešit několik problémů.

Vytištěním elektronického originálu získáváme jen neověřenou kopii, tedy dokument z právního hlediska bezcenný.

Problém první. Zacházení s elektronickými originály dokumentů. Dnes mají podniky více či méně jasné procesy a směrnice pro zacházení s významnými papírovými dokumenty typu smluv, povolení, koncesí, správních rozhodnutí apod. Nebo fungují alespoň návyky. Na elektronické dokumenty to ale bude možné aplikovat jen do určité míry. Nezapomínejme, že vytištěním elektronického originálu získáváme jen neověřenou kopii, tedy dokument z právního hlediska bezcenný. Je možné sice nosit všechny elektronické originály na Czech POINT a nechat si z nich dělat ověřené papírové kopie, ale je to nákladné a extrémně neobratné. Podniky tedy potřebují směrnice, návyky a někteří i nějakou infrastrukturu.

Problém druhý. Vybírání datové schránky a třídění pošty. Jedním z klíčových principů nového uspořádání bude skutečnost, že okamžikem otevření datové schránky se všechny datové správy, které v ní jsou momentálně uložené, pokládají za doručené a začínají běžet lhůty. Pokud datovou schránku neotevřete, působí „fikce doručení“ – podobně, jako když si dnes na poště zapomenete vyzvednout doporučený dopis. To znamená, že je velmi důležité, aby obsah schránky byl pravidelně vybírán, aby se na žádnou zprávu nezapomnělo, aby nezůstala ležet na nějakém harddisku či e-mailové schránce nebo aby omylem neputovala do špatného útvaru, kde ji budou ignorovat.

Teoreticky je možné řešit tuto problematiku manuálně. To znamená, že asistentka bude pravidelně kontrolovat obsah schránky, stahovat zprávy, otevírat (jinak nezjistíte, o co se jedná), registrovat do nějakého tabulky či aplikace a posílat na příslušné útvary. U malé firmy, která dostává několik dopisů měsíčně, to může být přijatelné řešení. Ale představme si třeba subjekt, který má několik divizí, složité centrální útvary a sídlí v několika lokalitách. A k tomu ještě v divizích nechtějí, aby centrální asistentka třídící poštu četla veškeré jejich dopisy. V takové situaci už bude obtížné obejít se bez počítačového řešení. A to nemluvíme třeba o právnické nebo logistické firmě řešící spoustu složité agendy s mnoha úřady.

Prakticky použitelné řešení vyžaduje, aby elektronické originály byly umístěny někde, kde pro oprávněné pracovníky budou snadno dohledatelné i po několika letech.

Problém třetí. Archivace. Soubory v datové schránce budou 90 dnů po prvním stažení automaticky odmazány. To vyžaduje systematické řešení ukládání elektronických originálů, které budou úřady posílat. Někteří to možná budou zpočátku řešit tak, že soubory uloží na tu část disku, kam má pracovník přístup, kde je zrovna volné místo a která se zálohuje. Je ovšem otázka, zda má taková „archivace“ nějaký význam. Zda nebudou dokumenty po několika letech stejně nedostupné, jako kdyby je někdo prostě odmazal. Prakticky použitelné řešení vyžaduje, aby elektronické originály byly
umístěny někde, kde pro oprávněné pracovníky budou snadno dohledatelné
i po několika letech, budou opatřeny metadaty (informace o souboru, autoru, jeho obsahu, klíčová slova – prostě to, co jej umožní později najít). Vyžaduje také, aby archivace nezávisela na tom, že administrativní pracovnice na to prostě nezapomene.

Pokud zaměstnanec jedné divize otevře schránku a stáhne si nějaký dokument, začínají běžet lhůty i písemnostem určeným pro všechny ostatní divize.

Problém čtvrtý. Řízení přístupových práv. Zákon 300/2008Sb. umožňuje, aby podnik zmocnil k přístupu do své datové schránky i další osoby, než jsou jednatelé. Těchto dalších osob může být „neomezeně“ mnoho. Třeba i vedoucí všech oddělení, všichni advokáti, obchodníci apod. Každý si může vybírat svou poštu a vkládat do datové schránky své dokumenty. Ale má to svá úskalí. Například – jak už jsme zmínili – to, že otevřením schránky se pokládají za doručené všechny zprávy, které v ní momentálně jsou. To znamená, že pokud zaměstnanec jedné divize otevře schránku a stáhne si nějaký dokument, začínají běžet lhůty i písemnostem určeným pro všechny ostatní divize. A pak je tu odesílání. Datové schránky jsou nesporně velmi atraktivní prostředek pro komunikaci směrem k úřadům -  jejich používání je zdarma a lhůty pro vyřízení začínají běžet dnem vložení do schránky. Bylo by tedy užitečné, aby do datové schránky mohli ukládat všichni odpovědní pracovníci. K tomu je ovšem zapotřebí vyřešit otázku schvalování elektronických dokumentů, což je obtížně představitelné bez elektronického podpisu. Navíc, některá podání budou elektronický podpis přímo vyžadovat. To znamená vydávat zaměstnancům elektronické podpisy a poskytnout jim nástroje, které umožní tento podpis používat.

I když tedy bude možné ovládat datovou schránku „ručně“, je už dnes zřejmé, že takové řešení bude natolik  nešikovné, nákladné (nezapomínejme, že čas zaměstnanců není zadarmo) a náchylné k chybám, že střední a větší podniky se bez nějaké aplikace pro ovládání datové schránky neobejdou. Což rozhodně nemusí znamenat, že by to mělo jednat o nákladný a komplikovaný systém.

...od nikoho už nebude požadováno, aby posílal papíry nebo vedl papírové archivy.

Na první pohled to může vypadat jako nevýhoda, ale není tomu tak. Nezapomínejme, že základním přínosem nové koncepce komunikace veřejné správy vůči podnikům není to, že úřady přestávají posílat papírové originály, ale to, že od nikoho už nebude požadováno, aby posílal papíry nebo vedl papírové archivy. Všechny systémy zpracování dokumentů, kdy firmou putuje papír opatřený košilkou nebo složka dokumentů se tak jediným okamžikem stávají neuvěřitelně zastaralými, ať už je evidence pohybu těchto dokumentů řešena jakýmkoliv způsobem. Již dnes máme jasné signály, že mnoho českých podniků chce společně s ovládáním datové schránky vyřešit také pohyb elektronických dokumentů po firmě, jejich schvalování a ukládání. Dalším logickým krokem (nebo krokem provedeným zároveň) pak může být sjednocení práce se všemi dokumenty, které do firmy přicházejí nebo z ní odcházejí. Papíry přicházející do podniku se budou zatím skenovat. Dost možná, že jich bude ubývat tak rychle, že se to brzy bude týkat spíše jednotlivých případů.

To není utopie. V České republice již jsou podniky, které takové projekty zahájily.

Pavel Nemrava, obchodní ředitel Software602

Mohlo by vás zajímat