BYOD v podniku – administrativa rychleji a bez chyb

Proč by finanční ředitelé měli věnovat pozornost chytrým mobilním zařízením v kapsách zaměstnanců? Protože když budou správně využívány, mohou výrazně snížit čas věnovaný administrativě, konstatuje portál www.cfoworld.cz.

Jak dále vysvětluje, čas lze ušetřit jak na straně těch, kdo vytvářejí podklady, tak i na straně těch, kdo tyto podklady zpracovávají. Ovšem pouze za předpokladu, že uživatelé mobilů a smartphonů mají k dispozici pohodlné mobilní aplikace pro řešení konkrétních situací a že tyto aplikace bez problémů "běhají" na všem, co si zaměstnanec pořídí.

>> VYUŽIJTE NAŠICH ZKUŠENOSTÍ! <<
Domluvte si schůzku s expertem! Konzultant Software602 s Vámi probere Vaší situaci, ukáže možnosti řešení a zprostředkuje koncentrované zkušenosti jiných organizací.

Když si zaměstnanci pořizují vlastní nářadí

Koncepce BYOD (Bring Your Own Device) spočívá v tom, že zaměstnanci mohou při práci používat zařízení, která si sami pořídí. Nejčastěji se jedná o iPhony, iPady a další chytrá mobilní zařízení s operačními systémy Android nebo Windows 8.  To pochopitelně přináší nové úkoly pro firemní informatiky (o jedné z možností, jak si s nimi mohou poradit, si přečtete zde), ale zároveň i zefektivnění práce a urychlení procesů.

To znamená obrovské usnadnění práce pro všechny, kdo častěji provádějí administrativní úkony, ale také pro ty, kdo taková „podání" zpracovávají, ať už se jedná o objednávky, protokoly o převzetí, účtenky, dovolenky, výkazy práce, záznamy o služebních cestách a další doklady. Je pro ně důležité, aby vše dostávali kompletní, bez chyb, se všemi přílohami a včas. Potřebují také jistotu, že se žádný doklad neztratí ani nezůstane ležet na stole až do konce měsíce nebo kvartálu, kdy pak přijde celá záplava podání.

Smartphony a tablety - úkony včas a bez chyb

Teď si ale zkuste představit, že každý zaměstnanec (případně obchodní partner, reseler, kontraktor, brigádník, stážista a kdokoliv další) by měl v kapse smartphone a v něm aplikaci pro řešení té které konkrétní administrativní záležitosti (na ukázky takových aplikací se můžete podívat tady). To by umožnilo:

...daňových dokladů, kde je po přijetí novely zákona o DPH přípustné doklad naskenovat (nebo vyfotit smartphonem) a původní papír roztrhat.

  • každý administrativní úkon vyřídit okamžitě. Uživatel kupříkladu dostane účtenku a hned v té chvíli ji může vyfotit smartphonem, připojit elektronický podpis a časové razítko, doplnit popisná data a poslat ke zpracování. Totéž platí o výkazu práce, přítomnosti na pracovišti a jakémkoliv jiném dokumentu.
  • eliminovat chyby. Chytrá formulářová aplikace uživatele provede vyplněním, poskytne nápovědu a logickou kontrolu a neumožní odeslání nesprávných nebo neúplných dat.

Poté, co návrhář formulářů získá určitou rutinu, mohou ty jednodušší mohou vzniknout během půlhodiny.

  • eliminovat mechanickou práci. Pokud uživatelé vytváří dokumenty pomocí formulářové aplikace, zpracující útvar dostává důvěryhodné dokumenty (nebude zapotřebí dodatečně podepisovat papír) a data jdou rovnou do systémů.  Při skenování nebo fotografování papírů (například účtenky) mohou být využity OCR technologie OCR automatické rozpoznávání znaků. Žádné ruční třídění, už žádné přepisování.
  • konvertovat papíry. To se týká zejména daňových dokladů, kde je po přijetí novely zákona o DPH přípustné doklad naskenovat (nebo vyfotit smartphonem) a původní papír roztrhat. Za předpokladu, že tím nebude přerušena věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokumentu.  To může formulářová aplikace v chytrém mobilním zařízení zajistit.

Vytvářejte si vlastní mobilní aplikace!

Pokud uživatel sedí u počítače, je logické, aby záležitost vyřídil na počítači. Ale pokud v kanceláři není, může sáhnout po jiném zařízení. Ke konverzi dokladu nebo vyplnění výkazu (včetně připojení fotografie) zpravidla nepotřebuje víc než minutu.

>> VYUŽIJTE NAŠICH ZKUŠENOSTÍ! <<
Domluvte si schůzku s expertem! Konzultant Software602 s Vámi probere Vaší situaci, ukáže možnosti řešení a zprostředkuje koncentrované zkušenosti jiných organizací.

Zbývá už jen zdánlivá drobnost. Je třeba zajistit, aby každý uživatel měl ve svém smartphonu vždy přesně tu aplikaci, která mu umožní snadno zpracovat tu kterou záležitost.  To může vyžadovat desítky aplikací, navíc optimalizované pro různá zařízení, velikosti obrazovek a verze operačních systémů.  

Tvůrce aplikace určuje její grafickou podobu a zadává myší rubriky, funkce, kontroly apod. Prostředí mu poskytuje také připravené možnosti...

S nástroji Software602 lze však takový požadavek splnit až překvapivě snadno. Firma získá prostředí, ve kterém mohou její zaměstnanci vyvíjet potřebné aplikace sami. Bez programování, s využitím připravených prvků. Tvůrce aplikace určuje její grafickou podobu a zadává myší rubriky, funkce, kontroly apod. Prostředí mu poskytuje také připravené možnosti, jak formulářovou aplikaci optimalizovat pro různá zařízení.

Mobilní žádanka k dispozici za 30 minut

Takové aplikace mohou být vytvářeny až neuvěřitelně rychle.  Poté, co návrhář formulářů získá určitou rutinu, mohou ty jednodušší mohou vzniknout během půlhodiny. I proto se jim říká 30minutové aplikace.

Dostupnost tabletů se zvyšuje stejně rychle. Tak rychle, že je možné koupit za 3000 korun zařízení, které dokáže zvládnout 90% práce počítače.

Pomocí stejné technologie Software602 mohou být vytvářeny i velice komplexní a sofistikované formulářové aplikace. Tyto aplikace mohou být propojovány do oběhu (formflow  - oběh formulářů)  a mohou z nich být stavěny celé informační systémy: například schvalování faktur, řízená dokumentace a další.

Vánoční tablety

Zatím jsme hovořili více o smartphonech, ale dostupnost tabletů se zvyšuje stejně rychle. Tak rychle, že je možné koupit za 3000 korun zařízení, které dokáže zvládnout 90% práce počítače se desetinásobnou cenou. Finanční analytik, účetní, profesionální prezentátor a mnozí další budou i v budoucnu potřebovat počítače. Ale zaměstnanec, který řeší běžnou administrativu nebo třeba zadává údaje o vyskladněných dodávkách, může se slušným tabletem velmi snadno vystačit.  A právě taková zařízení zaměstnanci často mají nebo budou mít (analytici očekávají další výrazný pokles cen na konci roku). Používají je ke čtení knih ráno v tramvaji, k plánování v kalendáři a k přístupu do sociálních sítí nebo e-mailů. Proč by právě administrativní úkony měly zůstat na papíře?

Převzato z portálu CFO World.

Mohlo by vás zajímat