Archivujte dokumenty správně a přistupujte k nim snadno a rychle

O bezpapírové kanceláři se mluví už léta, v každé firmě ale vypadá jinak. Mnohde stále mají řadu zásadních dokumentů jak v papírové, tak i digitální formě. Nejsnazší cestou je přechod na digitální (elektronickou) archivaci, díky které jsou dokumenty v bezpečí, na jednom místě, snadno dohledatelné a přístupné a skladované jen na potřebnou dobu. Přesně tak, jak zní základní pravidla správného archivu, který vám práci usnadňuje a nepřidělává.

Není archivace jako archivace

Firma, která nearchivuje dokumenty pečlivě, balancuje na hraně chaosu. Pokud jsou digitální dokumenty ukládány na nejrůznějších lokálních discích, ke kterým má přístup jen někdo, a málokdo ví, kde přesně se nacházejí, je jejich vyhledávání náročné. V systému složek a podsložek se často vyzná jen autor a pro ostatní může být dohledání dokumentů nemožné. O to větší problém nastane v situaci, kdy je nutné mnohé dokumenty archivovat v souladu se zákonem a jejich vyhledání může být pro firmu klíčové.

Pouhé ukládání dokumentů někam na server nebo záložní disk nelze zaměňovat se skutečnou archivací. Díky ní se v uložených dokumentech snadno vyznáte a vyhledáte v nich vše potřebné – nejen pomocí katalogového vyhledávání, ale i díky fulltextovému hledání.

To ale není zdaleka vše. Samostatnou kapitolou je archivace listinných dokumentů, které někde v kanceláři fyzicky leží. Vždy by mělo platit, že o každém dokumentu, který archivujete, přesně víte, kde najdete jeho originál (listinnou podobu), jak dlouho ho musíte uchovávat, kdo k němu má přístup a jak je zabezpečen. Nejlepším řešením je mít kromě originálů také jejich naskenovanou verzi, což vám dává možnost podívat se rychle na všechny druhy dokumentů bez nutnosti pátrat po jejich listinné podobě.

Kompletní informace o dokumentech

O dokumentu, který si bezpečně uložíte v digitálním archivu, se můžete dozvědět mnohem víc než jen to, co je jeho obsahem, a v případě listinných dokumentů ještě to, kde leží a odkud si je můžete vyzvednout. Zjistíte například, kdo si dokument otevřel a prohlížel před vámi. Tak je – velmi zjednodušeně – řešena i problematika GDPR a případné problémy spojené s tím, že by dokument zmizel nebo byl nějak pozměněn.

Digitální archivy řeší také problematiku dokumentů opatřených nějakým druhem zabezpečení, jako je například digitální certifikát. Ten je v rámci archivace neustále kontrolován, zda je aktuální a nepozbyl platnosti. Nemůže se proto stát, že by dokument najednou expiroval a že by jej, byť po letech, někdo zpochybnil nebo by jej nebylo možné převést na papírový originál.

To vše jsou důvody, proč je otázka správné archivace pro firmy klíčová. Navíc digitální archivace probíhá bez lidského zásahu, čímž firmám odpadá další obrovská starost. Mají díky ní jistotu, že je o vše důležité automaticky postaráno.